Facility Management Officer- Events (FR + NL) Reference number: 2317

Job description

Voor de kunst-en cultuursector zijn wij op zoek naar een Facility Management Officer.

Deze functie staat in voor de coördinatie & adminvan bemanningen (eg. schoonmaakdiensten en catering services), bij enkele van de grootste evenementen in België

What you'll do

• Aanmaken en aanvullen van het aanvraagdossier (mbt. schoonmaakdiensten), rekening houdend met de verschillende parameters; eventueel de Memo- en Post-Memo-vergaderingen met de coördinatoren volgen;
• Schoonmaakaanvragen indienen bij externe dienstverleners - het gunningsproces beheren; opstellen van aankooporders;
• Opvolging door dossier van de toe te voegen of te annuleren diensten om - aan het einde van het evenement - een overzicht te kunnen opstellen van de werkelijk uitgevoerde en factureerbare diensten;
• Follow-up van de facturatie;
• Controle van de kwaliteit van de uitvoering van het contract door de dienstverleners (schoonmaakbedrijven) ter plaatse, validatie van de kwaliteit van het verrichte werk volgens de schoonmaakverzoeken. Corrigerende en aanpassingsmaatregelen nemen en/of voorstellen, indien nodig verslag uitbrengen aan de Coördinator Schoonmaak & Afval en de dienstverleners om de samenwerking in de toekomst aan te passen en te verbeteren
• Veelvuldige uitwisselingen met de coördinatoren en de externe dienstverleners; in samenwerking met de Coördinator Schoonmaak en Afval belangrijke wijzigingen en correcties aanbrengen die nodig zijn voor de toekomstige uitvoering van de samenwerkingscontracten;

Profile

• Tweetalig NL / FR - zowel gesproken als geschreven - Engels = plus
• Hoger onderwijs (lange type)
• Uitstekende kennis van Excel - ervaring met ticketing - facility management (schoonmaak, afval) software is een pluspunt
• Ervaring in project- en contractbeheer is een pluspunt
• Affiniteit met evenementen
• Communicatief - vermogen om uw communicatiestijl aan te passen aan verschillende soorten gesprekspartners
• Besluitvaardige persoonlijkheid - vermogen om bestuurlijke striktheid te combineren met een operationele aanpak en aanwezigheid in het veld