Operational Administrative Assistant Reference number: 2119

Job description

Voor een bekend bedrijf in IT oplossingen voor mobility (trein, tram, metro) zijn wij op zoek naar een administratief assistente.

Het doel van deze functie is om de spoorweginfrastructuur nog efficiënter te maken met innovatieve technologieën op alle niveaus en om hierbij uitstekende onderhoudsdiensten te bieden (voorbeelden: upgrade- en refurbishmentdiensten, reserveonderdelen en reparatie, vervangende hardware & software). Je krijgt veel zelfstandigheid en staat in direct contact met klanten en verschillende interne afdelingen zoals onderhoudsingenieurs en projectmanagers.

What you'll do

• Opvolgen en toewijzen van de binnengekomen service aanvragen
• Aanmaak en beheer van de aanvragen in een IT-opvolgtool (CMMS)
• Logistieke ketting van klant tot repair center in hoofdkantoor Duitsland opvolgen
• Escaleren en druk zetten waar nodig
• Feedback geven aan klant
• Eventuele discussiepunten of onduidelijkheden bespreken met de collega’s van hoofdkantoor in Duitsland
  
• Rapportering maken vanuit de CMMS-tool en vanuit SAP om de verantwoordelijke contract managers te voorzien van de nodige informatie, intern en richting klant
• Reserve-stukken stock opvolging

Profile

• Je hebt een klantgerichte attitude
• Je werkt kwaliteitsvol en nauwgezet en kan goed met verschillende partijen communiceren.
• Je kan omgaan met een zeker stressniveau en kan prioriteiten stellen
• Je hebt affiniteit met technische producten
• Je draagt bij tot het creëren van een kwalitatieve service desk voor onze klanten

Required skills

• Enige ervaring in logistieke processen en/of helpdesk/service desk omgeving
• Duidelijke ‘customer oriented mindset’
• Duidelijk en resultaatsgericht communiceren, gezond assertief om onze belangen te verdedigen zonder de relatie en de samenwerking te compromitteren.
• Oplossings- en resultaatgericht werken
• Goede communicator, zowel mondeling als geschreven
• Goede kennis van Office
• Kennis /ervaring van werken met SAP en/of Maximo (CMMS-tool) is een pluspunt.
• Talenkennis: NL+ FR, Engels is noodzakelijk. Duits is een pluspunt
• Affiniteit voor een technische omgeving