freelance
Administrative & Finance Assistant Reference number: 1897
Last update: 11-05-2021, 10:03
Region: Brussel (Halle)
Sector: Mobility
Education: Bachelor
Start: 01 Jun 2021    End: 31 Dec 2021
Work experience: 1-3 jaar
Job description
Samen met je collega’s van het Finance & controlling team ben je verantwoordelijk voor een aantal commerciële projecten en interne werkpakketten.

Onze klant in mobiliteit gaat binnenkort van start als autonoom bedrijf (vanaf 1/07/2021). Om hun business unit te versterken, en een vlotte overgang naar de nieuwe onderneming te maken, zijn ze op zoek naar een Administrative & Finance Assistant met kennis van SAP en finance. Deze rol kan op termijn omgezet worden in een vaste aanstelling.
What you’ll do
  • Onderhoudscontracten : opmaak van de offertes, ingave van de bestelbonnen in Sap, opvolgen van de leveringen, facturatie, opvolgen van de budgetten (kosten, provisies, KPI’s en projectrapportering).
  • Product Business (verkoop van producten en onderdelen): opmaak van de offertes, ingave van de bestelbonnen in Sap, opvolgen van de leveringen, facturatie, opvolgen van de budgetten (kosten, provisies, KPI’s en projectrapportering).
  • Je wordt de SPOC en het commerciële-administratieve aanspreekpunt voor het projectteam dat verantwoordelijk is voor Wallonië. Je beheert mee met je team proactief de beoogde financiële resultaten en zoekt samen met het team naar optimalisaties. Je waakt erover dat projecten worden gerealiseerd overeenkomstig de contractuele afspraken. Je realiseert een tijdige facturatie van de uitgevoerde werken / leveringen en volgt strikt de betaling door de klanten op.
  • Je wordt de SPOC en de owner voor het interne project rond “timesheet management” (back reporting): de meerderheid van onze medewerkers moeten hun uren registeren in timesheets. Dit is een belangrijke vorm van gegevensinstroom voor onze financiële rapportering, controlling en cost management van onze project business. Dit vormt ook het uitgangspunt voor een correcte en tijdige facturatie en cash collection. Als owner van het “timesheet management” zorg je ervoor dat iedereen tijdig en correct zijn ingave doet, je controleert maandelijkse de input en corrigeert en/of stuurt bij waar nodig, je beheert de user accounts in het systeem (vertrekkers, nieuwkomers, changes), je bent diegene die het systeem door en door kent en iedereen tips en advies kan geven, jij documenteert de processen en procedures, je zorgt voor de training van de nieuwe medewerkers, je bent mee de aanstuurder voor wijzigingen en aanpassingen van de systemen en volgt de change requests mee op.
  • Tijdens de aanloop naar de Carve-out op 01/07/2021 zijn er bijkomende taken en activiteiten zoals onder meer testen in SAP, controleren of de huidige gevevens in de toekomstige systemen goed, volledig en correct zijn overgedragen, interfaces testen, gegevens controleren …
Profile
  • Je hebt een relevante opleiding genoten op Bachelorniveau, bij voorkeur in een economische of financiële richting of je hebt reeds ervaring in een vergelijkbare rol (Customer service, accounting…)
  • Ervaring met een CRM-systeem (bestellingen en facturatie) is een noodzaak, kennis met SAP is een pluspunt
  • Kan vlot werken met alle MS Office toepassingen, in het bijzonder met excel (advanced user)
  • Kennis van wet- en regelgeving (onder meer van overheidsopdrachten, aanbestedingen en contracten) kan nuttig zijn.
  • Je bent vlot tweetalig - Frans / Nederlands (zowel mondeling als schriftelijk). Aangezien je verantwoordelijk bent voor Wallonië is een goede beheersing van de Franse taal een must.
  • Je bent proactief en neemt graag initiatief
  • Je beschikt over analytische vaardigheden en je bent kwaliteitsgericht. Je houdt van administratie, commerciële contacten met klanten en project managers. Je bent flexibel en kan verschillende takenpakketten combineren.
  • Je kan goed werken met deadlines en kan je werk zodanig organiseren dat je de vooropgestelde deadlines en KPI’ kan behalen.
What's in it for you?
  • Telewerk is mogelijk – wij streven naar een verhouding van 2 dagen telewerk en 3 dagen kantoorwerk. De organisatie van de dagen telewerk zijn af te stemmen met het team en met de behoeftes van de organisatie. We werken daarom niet met vaste thuiswerkdagen, flexibiliteit is een vereiste.
  • Deze rol kan op termijn omgezet worden in een vaste aanstelling.
Interested? Send us your resumé
To apply for this job, please complete the form below and join your resume. This instantly places your information into our database. Once we have received your information, we will be in touch by e-mail or phone. If you have not heard from us after 3 working days, please call us!

Thank you for your interest in working with Harvey Nash and we look forward to assisting you in your job search!

Only PDF, max. 10MB

Only PDF, max. 10MB