Data Privacy Notice

The Harvey Nash Group, including all Harvey Nash Group subsidiary companies together, (which includes Alumni, Spinks (We Are Spinks), Nash Tech, PAT Management, Talent-IT, Team4Talent), referred to here as ‘Harvey Nash’ is a leading global recruitment consultancy and outsourcing company working on an annual basis with thousands of candidates and clients worldwide.

This website offers you a platform to upload your CV and other personal data to improve your user experience, and to use functions such as job alerts, CV registration and job apply. You are responsible for the accuracy of the personal data inputted. If you use functions on the website which access data from external sources, such as LinkedIn, please be aware that the website will access your personal data from these sources.

Our reputation as a recruiter is reliant on the trust of people we work with, and consequently the effective and professional use of the information you provide us is paramount. Your privacy is important to us, and we are committed to protecting and safeguarding your data privacy rights.

Overview
This privacy notice explains what we do with your personal data, whether as part of helping you find a job, developing your career, providing you with a service that may be of interest, or simply as a result of you visiting our website. We respect your right to privacy. Our overall aim is to ensure that our collection and use of personal information is appropriate to the provision of services to you and is in accordance with applicable data protection laws.

Contents

Important definitions in this policy
What does Harvey Nash Belgium do?
Where does Harvey Nash Belgium collect data from?
What information do we collect on Candidates?
What information do we collect on Client contacts?
What is our lawful basis for processing your personal data?
How do we share your personal information and who do we share it with?
International transfers
Personal information, cookies and websites
How we safeguard your personal data
Data retention
Your rights, complaints, questions and suggestions
Marketing activities
Profiling, Anonymous data & Third party sites
Changes to our Privacy Policy
 

Important definitions in this notice

"You" are a candidate, potential candidate, consultant, client contact or contact at any other organisation involved in the introduction and/or supply of a candidate's services, such as a contact at a recruitment process outsourcing company, personal service company or umbrella company. References in this notice to:
"hirer" and "client" mean any hiring organisation to which we offer and/or provide temporary and/or permanent recruitment services;
"client contact" means a responsible owner at a client;
"candidate" means a potential or actual candidate for a permanent or temporary role;
"consultant" means a person whose services are supplied via Harvey Nash Belgium to work on temporary assignments with a hirer;
"referee and/or emergency contact" means a person whose personal details a candidate provides for the purposes of providing a reference or acting as their emergency contact
Specifically, this privacy notice provides you with details about the personal information we collect and hold about you, how we use your personal information and your rights regarding your personal information.  It does not cover any use of your personal information by:

• an actual or potential employer or hirer;
• an umbrella company; or
• any other organisation involved in the supply of your services via us to a hirer, to whom we may provide your personal information as part of the recruitment process. That use will be governed by the relevant employer's or hirer's privacy policy.

 

What does Harvey Nash Belgium do?

The core of what we do is twofold.
Firstly, it is to provide services to help candidates develop their careers. We do this through assessing and matching people with potential job opportunities, as well as providing wider services to help them in their careers, such as invitations to networking events and opportunities to take part in research.
Secondly, we work with clients to provide recruitment, consultancy and outsourcing services to help them solve recruitment, talent, technology and other related challenges.
 

Where does Harvey Nash Belgium collect data from?

This privacy notice applies to the collection, storage and use of personal information collected by Harvey Nash Belgium ("we" or "us"):

• via our website at www.harveynash.be or any other website operated by us (the "Site"); or
• as a result of you responding to an advertisement posted by us on a job board, online CV library or via social media; or
• as a result of us matching your CV, as uploaded by you onto a job board, online CV library or a social media site, to a vacancy we are seeking to fill for one of our clients; or
• as a result of personal recommendations; or
• from company websites; or
• from your business card; or
• in the course of us providing recruitment, resourcing, outsourcing or consultancy services to you ("Services")

 

What information do we collect on Candidates?

Candidates: the personal information we collect about you where "you" are a candidate or placed consultant.
Harvey Nash Belgium aims to collect the minimum data it needs to perform its role. Typically, this is name, address, job title and contact details. In addition, if you are a candidate being considered for a role it may also include your CV / resume as well as other details about your skills and experience.
We may also collect other personally identifiable data, for instance we may be engaged in equal opportunity monitoring or need information to complete a contract for you or our client. This data can include age, identity card number, passport number, driver license number, address, email address, user ID and passwords, gender, date of birth, marital status, occupation, income range, bank account details, financial information, contact information such as telephone, mobile, nationality, personal website or social media links or other data which may be required by local regulations.

Referees and emergency contacts: we collect basic contact details (such as name, title, address, email and tel) so that we can contact you for a reference or as an emergency contact for one of our candidates/or contractors.
 

What information do we collect on Client contacts?

Client contacts:  the personal information we collect about you where "you" are a contact at one of our clients or at an MSP, umbrella company or personal service company involved in the supply of a person's services to a hirer.
We need to collect information about you as an essential part of providing our Services. 
We may collect personal information about you when:

• we contact you with a view to providing Services to you; or
• you email us expressing an interest in working with us;
• you provide us with your business card or other information provided to us, given to our employees at sales and marketing events;
• you post information or advertisements on job boards or social media websites;
• we provide Services to you as an actual or a potential hirer of your services; or
• we complete contractual documentation relevant to the Services,
• we will usually collect the following information from or about you:
• your name;
• your postal address;
• your phone and e-mail details;
• details of your role, title and responsibilities within your organisation;
• where "you" are a client:
• any opinion or feedback you share with us regarding a candidate or consultant;
• details of any queries you raise with us regarding the Services;
• details of any recruitment and/or resourcing requirements or plans you share with us.

 

What is our lawful basis for processing your personal data?

We use the data we gather to perform a number of tasks, including:

• placement of a candidate into a particular employment role as defined by our clients; or the provision of resourcing, outsourcing or consultancy
• maintaining our records of our candidates, clients and contacts;
• conducting marketing, profiling and business development activities as well as market research and statistical analysis regarding our products and/or services;
• complying with any legal or regulatory requirements and to make the necessary disclosure under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, guideline, circular or code which are applicable to us for the prevention of crime.
• Reporting requirements to clients where we offer Managed Services (RPO / MSP)

Client contacts: We use the information collected from clients to ensure that we provide business services to you. This will involve identifying candidates that will meet your requirements or providing other business services from our portfolio.

Suppliers: we use the data collected to ensure the business arrangements between us run smoothly.

Referees and emergency contacts: we use the data collected to contact you for a reference or to contact you as a candidate's emergency contact in the event of an accident or other emergency.  

Our lawful basis for processing your data

We consider that it is necessary for our legitimate interests as a recruitment business to process your personal data. At different stages in the recruitment processes we also have other lawful grounds for processing your data such as compliance with our legal obligations and where it is necessary for the performance of contracts related to the recruitment process. 

We think you will have an expectation that if you are looking for employment or have posted your CV or other professional information on a job board or professional networking site, that you are happy for us to collect and use your personal data to provide our recruitment services to you and to share that information with prospective employers. 

During the recruitment process the client may want additional information (such as the results from psychometric evaluations or skills tests) or to confirm your references, qualifications and criminal record, where appropriate and in accordance with local laws. We may also need to use your personal information for internal administrative purposes, such as contract administration, payroll and invoicing. We also have our own obligations under law, and we may be required to share your data in connection with those legal requirements.

Where we are required by law to obtain your consent to the processing of your personal data, we will obtain it. 

Client contacts and other third parties involved in the supply of resourcing services (e.g. umbrella companies and personal service companies) 

We collect, store and use your name and contact details for our legitimate interests, so that we can:

• send you the details of candidates and consultants and contact you about our Services; and
• maintain our business relationship with you.

This allows you to be contacted to receive and administer any Services which you or your organisation has requested.  The exchange of personal data of our candidates and client contacts is an essential part of what we do as a recruitment business and, as such, it is in our legitimate interests to process your data for such purpose.

In the case of contacts at umbrella companies and personal service companies this allows you to be contacted to receive, on behalf of your employer, details of current and future assignments, related timesheet data and payment details. 

We do not believe that this storage and use of your personal information will unduly prejudice your rights or freedoms.

All users of the Site and our Services We collect, store and use your personal information for the following purposes:

• to make the Site available to you; and
• to provide any Services that you request.

Sometimes, our use of your personal information is for purposes which are ancillary to the provision of the Site and then Services, or which are desirable to make them to operate more effectively.  In those circumstances, we believe we have a legitimate interest in handling your personal information, and do not believe that this storage and use of your personal information will unduly prejudice your rights or freedoms.  

How do we share your personal information and who do we share it with?

Your personal data provided to us is processed by Harvey Nash Group. We will ensure that:

• access to your personal data is restricted to staff who are required to process such data as part of their job;
• only necessary information is released to the relevant employees;
• we seek your consent before sharing your details with any prospective employer or user of your services.
• Referees: unless you specify otherwise, we may share your information with any of our group companies and client(s) in relation to whose vacancy your reference was given.

We will disclose information under the following circumstances:
Service and Site usage information: When we share anonymous information generated by our Services with our clients.
Third-party service providers: When we share information with third-party service companies for them to facilitate and support us in the provision of the Services. This includes:

• IT support service providers;
• providers of credit reference, vetting and screening services;
• payment processors and software providers;

These organisations are appointed by Harvey Nash as data processors and authorised to use your personal information only as necessary to provide the relevant services to us. These organisations are required to process such information based on our instructions and in accordance with this privacy notice. They do not have any independent right to share this information.

Group companies: We provide your personal information to our subsidiaries or affiliated companies for the purpose of processing personal information on our behalf to provide the Site and the Services. These parties are required to process such information based on our instructions and in accordance with this privacy notice. They do not have any independent right to share this information. 

Compliance with laws and legal proceedings: When we respond to court orders, or legal process, or to establish or exercise our legal rights or defend against legal claims. When we believe it is necessary to share information in order to investigate, prevent or take actions against illegal activities, suspected fraud, situations involving potential threats to the physical safety of any person, violations of our terms of use, or as otherwise required by law.

Merger or acquisition: When we need to transfer information about you if we are acquired by or merged with another company.  If we are involved in a merger, acquisition, or sale of all or a portion of its assets, you will be notified by email and/or a prominent notice on our Site of any change in ownership or uses of your personal information, as well as any choices you may have regarding your personal information.

Recruitment and resourcing services>: When we are using your personal information in the context of our recruitment and resourcing services, then we may share your personal information with clients where we believe that you may be appropriate for a particular role or vacancy with that client.  

Umbrella companies and personal service companies:  When you inform us that you are supplying or intend to supply your services via Harvey Nash to a client through an umbrella company or personal service company.

Recruitment Process Outsourcing and Managed Service Providers:  In certain cases, there may be an organisation such as a managed service provider acting as a gateway for the supply of Services made via Harvey Nash to the hirer.  Where this is the case, we will share your information with such organisations to the extent that it is necessary for the purposes of the supply.


Where personal information is shared with clients, hirers, umbrella companies, personal services companies or managed service providers in the circumstances described above, then those organisations will handle your personal information in line with their own privacy policies.
 

International transfers

We want to make sure that your data is stored and transferred in a way which is secure. We will only transfer data outside of the European economic area where the recipient is compliant with the data protection legislation and the means of transfer provides approved safeguards. These will include standard contractual clauses according to Article 46(2)(c), or where the country concerned has been found adequate by the European commission in respect to the levels of data protection, according to Article 45.

Please note that where a derogation to the above applies under Article 49 GDPR, you will be informed of this prior to the transfer taking place and will have the opportunity to object to that transfer.

As a business, we transfer personal data between our EU and UK entities, including storing EU data subjects’ personal data on UK servers. In preparation for the UK exiting the EU we have implemented standard contractual clauses between our EU and UK entities to provide appropriate safeguards for data transfers from the EU to the UK. Your personal data will be processed to the same high standards, as Harvey Nash implements the GDPR (including the “UK GDPR”) across all of its EU and UK entities.

Harvey Nash is a global company and to effectively provide the best service to our clients we may utilise a business processing outsourcing (BPO) service in Vietnam to help identify candidates for potential roles. This service helps us to respond more quickly to client services by identifying potential candidates and sending this information back to the responsible consultant.  The BPO we use is run by a part of the Harvey Nash Group called Nash Tech. We have ensured that we have an appropriate business relationship to ensure privacy of your data.  We may send your information between Harvey Nash entities which may exist outside of Europe, to overseas clients or to clients within your country who may in turn transfer your data internationally.

The data may also be stored on cloud-based storage for parts of our overall business process.

Please be aware that countries which are outside the European Economic Area may not offer the same level of legal protection for your personal information as under EU law, although any collection, storage and use of your personal data by us (or on our behalf) will continue to be governed by this privacy notice.  

Personal information, cookies and websites

Our website may offer you the opportunity to pass your personal information to us in relation to a particular role which is of interest to you. This information may be routed through one of our 3rd party suppliers before it is delivered electronically to us. All our 3rd party suppliers have been vetted to ensure that they will meet our own privacy and security standards in the collection and processing of your personal information.

Our website may also link or direct you to other websites or external content which are not within our control. Links to other websites may be provided for your convenience and information. While we will use our best endeavour to ensure that we link or direct you only to websites that share our privacy and security standards, we are not in the position to guarantee the same and we will not be responsible for the protection and privacy of any personal data which you provide on those websites. These sites have their own privacy notice in place, and we recommend you review these if you visit any linked website. You should therefore exercise caution including reviewing the privacy policy of those websites before disclosing any personal data.

Technologies such as cookies, beacons, tags and scripts are used by us and our affiliates, or analytics or service providers. These technologies are used in analysing trends, administering the Site, tracking users’ movements around the Site and to gather demographic information about our user base as a whole. We may receive reports based on the use of these technologies by these companies on an individual as well as aggregated basis.

We use cookies, for example, to remember users’ settings (e.g. language preference) and for authentication. Users can control the use of cookies at the individual browser level. If you reject cookies, you may still use our Site, but your ability to use some features or areas of our Site may be limited.

See Appendix 4 for further information on cookie usage.  

How we safeguard your personal data

Harvey Nash is passionate about protecting your information. To this end we have put in place appropriate measures that are designed to prevent unauthorised access to and misuse of your personal data. These include measures to deal with any suspected data breach. If you suspect any misuse or loss of or unauthorised access to your personal information, please let us know immediately by emailing info@harveynash.be.

Your information is held on servers hosted by us or our Internet Services Provider. The transmission of information via the internet is not completely secure. Although we will do our best to protect your personal data, we cannot guarantee the security of your data transmitted to our site; any transmission is at your own risk.  

Data retention

The period for which data is retained in each circumstance is determined by the balanced interests of the company and the data subjects concerned. If personal data needs to be retained to fulfil the documented business interests of the company, and that interest would align with the interests of the data subject, then we will continue to retain for a reasonable period.

However, we do not keep data for any longer than is necessary. For most people where we have limited contact it will be for a maximum of two years from the date of last contact with us. Where we have engaged with you more extensively, for instance we have worked with you as client, or interviewed / placed you as a candidate, we may retain data longer.

We will delete personal data at the end of the legal retention period except where we need to keep any personal information to comply with our contractual (i.e. reporting requirements) or other legal obligations, resolve disputes, or enforce our agreements.

Emails We have legal obligations to retain emails as we operate across a number of jurisdictions including the United States. We use a Mimecast archiving system to archive emails 13 months from the date sent or received, for up to 10 years.

Psychometric Testing Candidates If you have signed up to carry out a test as part of a recruitment process, our staff may provide you with additional information where we have clients who require the retention of personal data for longer periods for management intelligence purposes. This period can be up to 15 years, depending on the specific contractual obligations we have. We will ask for your consent to retain this information and you will have the opportunity to withdraw that consent easily at any time. This will be explained in detail to you at the point the data is first obtained.

For more information on our data retention policy please contact info@harveynash.be .
 

Your rights, complaints, questions and suggestions

You have certain rights in relation to your personal information. If you would like further information in relation to these or would like to exercise any of them, please contact us via email at info@harveynash.be at any time. See Appendix 5 for further information.

Harvey Nash tries to meet the highest standards when collecting and using personal information. We take any complaints we receive about this very seriously. We encourage people to bring it to our attention if they think that our collection or use of information is unfair, misleading or inappropriate. 

If you wish to complain about our policies or procedures, please contact our Data Protection Officer via info@harveynash.be. You can also seek a remedy through local courts if you believe your rights have been affected.
EU Supervisory Authorities You may make a complaint to any supervisory authority for data protection matters in the EU. Harvey Nash is registered as a data controller with the Information Commissioner's Office in the UK, but also operates across the EU where other supervisory authorities operate.

In preparation for the UK exiting the EU, we have designated a legal entity as a representative for data protection matters in the EU. This entity is Harvey Nash BV, (Netherlands).

To contact this entity about your rights or any concerns you have about processing being carried out in the EU, please email Sander.Koolen@harveynash.com.
 

Marketing activities

Periodically we may send you information that we think you will find interesting or to ask for your expertise in completing a survey. We may also send you information to:

• market our full range of services
• send you details of networking and client events and information about the industry sectors we think may be of interest to you.
• Subject to any applicable local laws and requirements we will not, as a matter of course, seek your consent when sending marketing materials relating to the above but we will always give you the option to unsubscribe of any such mails.
• Where we have previously engaged with you (for example where you have submitted an application or CV to us) or where you have posted your details on a job board we will assume that you have given permission for us to contact you with details of roles which we believe will be of interest to you.  You will have the right to withdraw such permission at any time.

 

Profiling, Anonymous data & Third-party sites

Automated Decision-Making: Harvey Nash does not utilise any form of automated profiling currently. All our recruitment activities involve human decision-making during the process. This may change in the future if we implement automated technologies or machine learning, but we will only do so where appropriate and in accordance with local laws and regulations.  Any changes to this notice will be notified as set out below.

Profiling:
Harvey Nash utilises psychometric testing providers to conduct tests for our clients. Candidates sign into the testing provider and carry out this test. Specialists within Harvey Nash will review the results of the tests and conduct what may be described in the GDPR as profiling on the personal data. You have the right to object to profiling and can do this by refusing or withdrawing your consent to processing in the testing process at any time.

Anonymous data:
We collect anonymised details about visitors to our website for the purposes of aggregate statistics or reporting purposes.  However, no single individual will be identifiable from the anonymised details we collect for these purposes.

Third party sites:
This website contains links to other websites operated by third parties.  Please note that this privacy notice applies only to the personal information that we collect through the Site or the Services, and we cannot be responsible for personal information that third parties may collect, store and use through their website.  You should always read the privacy policy of each website you visit carefully.
 

Changes to this Privacy Notice

This privacy notice was updated in November 2019.

We will publish changes to this privacy notice from time to time. If significant changes are made to our processing activities, we will take reasonable measures to notify data subjects accordingly.

Appendix

Appendix 1
We may collect personal data when:

• you access and browse the Site (including when you submit personal information to us through data entry fields on the Site); or
• you respond to an advert posted by us whether via a job board, LinkedIn or other social networking site; or
• we download details uploaded by you onto a job board, LinkedIn or other social networking site in relation to a vacancy we are seeking to fill for one of our clients; or
• we download details uploaded by you onto a job board, LinkedIn or other social networking site in connection with our internal market research; or
• you contact us by phone, email or otherwise; or
• we provide Services to you or to an actual or a potential hirer of your services; or
• we contact you with a view to providing Services to you; or
• we provide on-boarding services to a hirer of your services,
• we may collect the following information from or about you:
• your name;
• your postal address;
• your phone and e-mail details;
• your bank details
• a copy of your passport details including your passport photograph;
• your current and previous employment/work details, including job title and employer;
• recruitment-specific details such as any professional certifications, education and qualifications, skills, career history, salary range, right to work status, citizenship, referee details and any other information relevant or required by law to enable us to provide the Services;
• any other information which you include in your CV or a completed application form;
• any information which has been published or made available on a social media profile or job board (whether by you or a third party), or in any news media;
• details of your umbrella company or personal service company;
• the contract for services we hold with your umbrella company or personal service company relating to the work you do or will do for our client, including timesheet data and charge rates relating to the work you perform under that contract;
• details of your referees and emergency contacts
• references from third parties such as previous employers and nominated referees;
• the results of pre-employment screening or vetting checks which we are asked or required to undertake in relation to you (including the results of any Disclosure and Barring checks and any information you provide relating to current and/or spent criminal convictions carried out on behalf of the hirer during the on boarding process);
• any e mail communications, including attachments, which you send to us
• the results of right to work checks.

You can update your CV or personal data at any time by forwarding a copy to info@harveynash.be

Appendix 2
We collect, store and use information that we obtain in relation to you for our legitimate interests:

• so that we can contact you (via email, SMS or phone) about opportunities and assignments that we believe you may be interested in;
• to help us to provide suitable candidates and consultants for our clients who engage us to assist them fulfil their recruitment and resourcing requirements;
• to provide a channel through which you may submit your CV for general applications, to apply for specific jobs or to subscribe to our job alerts;
• to match your details with vacancies, to assist us in finding a position that is most suitable for you and to send your information to clients for potential jobs. Please note that we will always obtain verbal or written consent before presenting your personal details to a client.
• to enter into contracts which are necessary for your service to be supplied or made available to a hirer;
• to provide recruitment-related support;
• to carry out market research for our internal use;
• to develop an industry-relevant database of candidates and clients to help meet our clients' resourcing requirements and connect candidates with work opportunities;
• for internal record keeping purposes;
• to carry out services that we, you or our client have requested including work-related references, qualifications and criminal references checking services, verification of the details you have provided from third party sources, psychometric evaluations or skills tests. 

This storage and use of your personal information allows you to be contacted about roles which may be of interest to you, now or in the future, and we do not believe that this storage and use will unduly prejudice your rights or freedoms. We will store and use your personal information in order to comply with relevant legal obligations to which Harvey Nash is subject, including carrying out:

• verification of your identity to comply with The Conduct of Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003;
• right to work checks to comply with relevant immigration legislation;
• In other, relatively limited circumstances, we will carry out further relevant background checks as may be requested by our client.  In these circumstances we will be acting on behalf of our client and the handling of your personal data will be governed by the client's privacy policy.

Where you are successful in securing temporary assignment work with one of our clients we will store and use your personal information for the purposes of completing and administering contracts with your chosen personal service company or umbrella company and for processing payment to such company in respect of services you have performed for our client.  Such processing will be for our legitimate interests so that we can provide Services to you and our client.  We do not believe that this storage and use of your personal information will unduly prejudice your rights or freedoms.

Such processing will also be necessary for the performance of a contract to which you are party (i.e. your contract with the umbrella company or your personal service company relating to the supply of assignment services) and/or in order to take steps prior to you entering into such contract.

If our client requires us to collect, store and use your health data and/or any Disclosure and Barring Checks we will, on our client's behalf, seek your consent to processing such data.  You can withdraw your consent at any stage, but this may prevent us from being able to deliver our recruitment services to you.

Appendix 3
The relevant circumstances are:

• detecting and preventing fraud;
• keeping our Site, apps, products and IT systems secure;
• ensuring that our own processes, procedures and systems are as efficient as possible;
• analysing and enhancing the information that we collect;
• determining the effectiveness of our promotional campaigns and advertising; and
• contacting you with products and services which we think may interest you.

In some, relatively limited, circumstances we need to handle your personal information in a certain way to be able to comply with our legal obligations.  For example, if we:

• are requested to disclose your personal information to regulatory bodies;
• need to demonstrate our compliance with applicable law;
• are subject to any enquiry from the Employment Agencies Standards Inspectorate or HMRC.

Appendix 4
A cookie (small text files that store information on your hard drive) may be used in the processing of your personal data. A copy of this text file is sent to your computer and/or device whenever it communicates with our server. Cookies help us to understand which sections of our websites are frequently visited. With this information we can adapt our website to suit your demands and provide you with a more customised and personalised user experience. We may collect the following information during your visit to our website and/or the fully qualified domain name from which you accessed our site, or alternatively, your IP address:

• the date and time you access each page of our website
• the URL of any web page from which you accessed our site (the referrer)
• the web browser that you are using and the pages you accessed.



Some webpages may require you to provide a limited amount of personal information in order to enjoy certain services on a website (system login credentials, email addresses and contact information). This personal information will only be used for its intended purpose, i.e. to respond to your message or deliver the requested services. You may configure your browser to accept all cookies, reject all cookies, or notify you when a cookie is sent.

Appendix 5
You have the right to request that we:

• provide access to any personal information we hold about you;
• update any of your personal information which is out of date or incorrect;
• delete any personal information which we are holding about you;
• restrict the way that we process your personal information;
• prevent the processing of your personal information for direct-marketing purposes;
• provide your personal information to a third-party provider of services;
• provide you with a copy of any personal information which we hold about you; or
• consider any valid objections which you have to our use of your personal information.
• Do not conduct profiling on your personal data, if you have consented to undergoing testing with our third-party providers, by refusing or withdrawing your consent at any time.

We will consider all such requests and provide our response within a reasonable period (and in any event within any time period required by applicable law). Please note, however, that certain personal information may be exempt from such requests in certain circumstances.  

If an exception applies, we will tell you this when responding to your request.  We may request you provide us with information necessary to confirm your identity before responding to any request you make.  

If you have made a request for erasure of your personal data records, we will usually retain a copy of your given email address on a ‘do not contact’ list to comply with our obligations under the GDPR. For more information, please contact the Data Protection Officer.

You may request to unsubscribe from job alerts and marketing material at any time. If you wish to contact us with respect to the above matters, please email us at info@harveynash.be.

Beleid inzake gegevensbescherming en privacy

Harvey Nash Belgium is een dochteronderneming van de Harvey Nash Group. De Harvey Nash Group, waar ook alle dochterondernemingen van Harvey Nash Group deel van uitmaken, (“Harvey Nash”) is een toonaangevend internationaal rekruterings-, consultancy-, en outsourcingagentschap dat jaarlijks met duizenden kandidaten en klanten van over heel de wereld samenwerkt.

Deze website biedt u een platform om uw cv en andere persoonsgegevens te uploaden om uw gebruikerservaring te verbeteren en functies te gebruiken zoals jobmeldingen, cv-registratie en sollicitatie. U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde persoonsgegevens. Als u functies gebruikt op de website die toegang bieden tot gegevens van externe bronnen, zoals LinkedIn, dan moet u er zich van bewust zijn dat de website toegang zal hebben tot uw persoonsgegevens op deze bronnen.

Onze reputatie als rekruteringsagentschap is volledig gestoeld op het vertrouwen van de mensen met wie we samenwerken, en het is dan ook cruciaal voor ons om de gegevens die u ons verstrekt op een doeltreffende, professionele manier te gebruiken. Wij vinden uw privacy belangrijk, en we engageren ons om uw recht op privacy en gegevensbescherming te vrijwaren en te beschermen.

Overzicht
Dit privacy beleid geeft aan wat er gebeurt met de gegevens die we van u krijgen wanneer we u helpen met uw zoektocht naar werk of met de ontwikkeling van uw carrière, maar ook wanneer we u een dienst aanbieden die mogelijk interessant kan zijn of zelfs gewoon wanneer u onze website bezoekt. Wij respecteren uw recht op privacy. We willen dan ook verzekeren dat de gegevens die we verzamelen en wat we ermee doen noodzakelijk is voor onze dienstverlening en dat we voldoen aan alle van toepassing zijnde wetten inzake gegevensbescherming.

Inhoud

Belangrijke definities in dit beleidsdocument

Wat doet Harvey Nash Belgium?

Vanwaar verzamelt Harvey Nash Belgium gegevens?

Welke informatie verzamelen we over kandidaten?

Welke informatie verzamelen we over contactpersonen bij de klant?

Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens?

Hoe delen we uw persoonsgegevens en met wie?

Internationale gegevensoverdracht

Persoonsgegevens, cookies en websites

Hoe we uw persoonsgegevens beschermen

Gegevensbewaring

Uw rechten, klachten, vragen en suggesties

Marketingactiviteiten

Profilering, anonieme gegevens en websites van derden

Wijzigingen aan dit privacy beleid  

Belangrijke definities in dit beleidsdocument

“U” verwijst naar een kandidaat, potentiële kandidaat, consultant, contactpersoon bij de klant, of een contactpersoon bij een organisatie die actief is in het aanleveren van kandidaten, bijvoorbeeld een rekruteringsagentschap, managementvennootschap of een koepelonderneming (payrolling).

Verwijzingen in dit beleid naar:

• “inlener" en “klant" betekenen hier elke wervende organisatie waaraan we tijdelijke en/of permanente rekruteringsdiensten aanbieden en/of verlenen;
• “contactpersoon bij de klant” betekent hier de verantwoordelijke bij de klant;
• “kandidaat" betekent hier een potentiële of effectieve kandidaat voor een permanente of tijdelijke aanstelling;
• "consultant" betekent een persoon die via Harvey Nash Belgium diensten verleent en aan tijdelijke opdrachten werkt bij een inlener;
• “referent en/of contactpersoon in noodgevallen” betekent hier een persoon wiens persoonsgegevens door de kandidaat verstrekt worden in het kader van het verstrekken van referenties, of omdat deze zijn/haar contactpersoon is voor noodgevallen

Dit privacy beleid geeft specifieke informatie over de persoonsgegevens die we over u verzamelen en bewaren, hoe we deze gegevens gebruiken, en welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens.
Dit beleidsdocument bepaalt echter niets over het gebruik van uw informatie door:

• effectieve of potentiële werkgevers of inleners;
• koepelondernemingen
• eender welke andere organisatie die betrokken is bij het verlenen van uw diensten aan een inlener via onze onderneming, aan wie we uw persoonsgegevens zouden kunnen verstrekken in het kader van het rekruteringsproces. Dat gebruik zal vastgelegd zijn in het van toepassing zijnde privacy beleid van die werkgever of inlener.

 

Wat doet Harvey Nash Belgium?

Wij hebben twee kernactiviteiten.
Ten eerste helpen wij kandidaten hun carrière verder te ontwikkelen. We doen dit door mensen te evalueren en dan in contact te brengen met potentiële jobs, alsook door andere diensten aan te bieden die nuttig kunnen zijn voor hun carrière, zoals uitnodigingen tot netwerkevenementen en deelname aan marktonderzoeken.
Ten tweede bieden wij onze klanten diensten omtrent rekrutering, consultancy en outsourcing en helpen wij hen op die manier verschillende uitdagingen het hoofd te bieden, onder andere op vlak van rekrutering, talent en technologie.

Vanwaar verzamelt Harvey Nash Belgium gegevens?

Dit privacy beleid is van toepassing op alle gegevens die door Harvey Nash Belgium (“wij” of “ons”) verzameld, opgeslagen, gebruikt of verkregen worden:

• via onze website www.harveynash.be of eender welke andere website onder ons beheer (de “Site”); of
• omdat u reageert op een van onze advertenties op jobboards, online cv-databases of sociale media; of
• omdat wij uw cv, dat u op een jobboard, online cv-database of sociale media geüpload heeft, matchen met een vacature die we proberen in te vullen; of
• naar aanleiding van een persoonlijke aanbeveling; of
• van bedrijfswebsites; of
• van uw visitekaartje; of
• terwijl wij u rekruterings-, resourcing-, outsourcing- of consultancydiensten verlenen (“Diensten”)

Welke informatie verzamelen we over kandidaten?

Kandidaten: de persoonsgegevens die we over u verzamelen indien “u” kandidaat bent, of geplaatste consultant. Harvey Nash Belgium streeft ernaar om het absolute minimum aan gegevens te verzamelen die nodig zijn voor zijn activiteiten. Doorgaans blijft dit beperkt tot naam, adres, functietitel en contactgegevens. Als u als kandidaat overwogen wordt voor een functie, kan dit ook nog uw cv omvatten en informatie over uw vaardigheden en uw werkervaring.

We kunnen ook andere persoonsgegevens verzamelen. Zo kunnen we bijvoorbeeld betrokken zijn bij toezicht op gelijke kansen, of kunnen we informatie nodig hebben om voor u of voor onze klant een contract op te stellen. Dit kan bijvoorbeeld zijn: uw leeftijd, identiteitskaartnummer, paspoortnummer, het nummer van uw rijbewijs, adres, e-mailadres, gebruikersnaam en paswoorden, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, beroep, salarisvork, bankgegevens, financiële informatie, contactgegevens waaronder telefoon- of GSM-nummers, nationaliteit, links naar uw persoonlijke website of sociale media of andere gegevens die volgens de lokale wetgeving vereist zijn. Indien u graag een gedetailleerde omschrijving krijgt van de persoonsgegevens die we over u verzamelen, klik dan hier.

Referenties en contactpersonen in noodgevallen: we verzamelen contactgegevens (zoals naam, titel, adres, e-mailadres en telefoonnummer) zodat we u kunnen contacteren om een referentie te nemen, of als contactpersoon in noodgevallen voor een van onze kandidaten en/of onderaannemers.  

Welke informatie verzamelen we over contactpersonen bij de klant?

Contactpersonen bij de klant: de persoonsgegevens die we over u verzamelen indien “u” onze contactpersoon bent bij een klant, Managed Service Provider koepelonderneming of vennootschap betrokken bij het verlenen van diensten aan een inlener.
We verzamelen informatie over u omdat dit een integraal deel uitmaakt van onze dienstverlening.
We verzamelen informatie over u wanneer:

• we contact met u opnemen om u diensten te verlenen; of
• u ons e-mailt en aangeeft dat u geïnteresseerd bent in een mogelijke samenwerking;
• u ons een visitekaartje hebt afgegeven of andere gegevens hebt verstrekt aan onze werknemers op sales- en marketingevenementen;
• u gegevens of advertenties gepost hebt op jobboards of sociale media;
• we u diensten verlenen als effectieve of potentiële inlener die van uw diensten gebruik wil maken; of
• we contracten moeten vervolledigen die betrekking hebben op de diensten,

verzamelen we meestal de volgende gegevens van u of over u:

• uw naam;
• uw postadres;
• uw telefoonnummer en e-mailadres;
• gegevens over uw functie, titel en uw verantwoordelijkheden binnen uw organisatie;
• indien “u” een klant bent:
• elke mening of feedback die u ons geeft over kandidaten of consultants;
• details over vragen die u ons stelt over onze dienstverlening;
• details over wervings- en of personeelsnoden of -plannen die u met ons deelt.

Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens?

We gebruiken de verzamelde gegevens bij een heel aantal taken, waaronder:

• kandidaten in een specifieke functie zoals gedefinieerd door de klant plaatsen; of resourcing-, outsourcing-, of consultancydiensten verlenen
• dossiers over onze klanten, kandidaten en contacten up-to-date houden;
• marketing- en profileringsactiviteiten, business development, marktonderzoek en statistische analyses in het kader van onze producten en/of diensten uitvoeren;
• aan alle wettelijke en statutaire bepalingen voldoen en de nodige informatie vrij geven om misdrijven te verhinderen, zoals bepaald door de toepasselijke wetgeving, regelgeving, richtlijn, rechterlijk bevel, omzendbrief of reglement.
• Rapportagevereisten aan klanten waar we Managed Services aanbieden (RPO/MSP)


Contactpersonen bij de klant: We gebruiken de gegevens die we van onze klanten verzamelen om u professionele diensten te verlenen. Dit betekent dat we kandidaten identificeren die aan uw eisen voldoen, of eender welke andere dienst uit ons portfolio bieden.
Leveranciers:
we gebruiken de verzamelde gegevens om ervoor te zorgen dat onze professionele samenwerking vlot verloopt.
Referenten en contactpersonen in geval van nood: 
we gebruiken de verzamelde gegevens om u te contacteren voor een referentie, of als contactpersoon in geval van nood indien de kandidaat een ongeval heeft of er zich een ander noodgeval voordoet.
De wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens

Wij vinden het noodzakelijk voor onze belangen als rekruteringsagentschap om uw persoonsgegevens te verwerken. Op verschillende momenten tijdens het rekruteringsproces zijn er ook andere wettelijke gronden voor de verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld omdat we aan onze wettelijke verplichtingen moeten voldoen en onze contracten in het kader van het rekruteringsproces moeten naleven. Een volledige verklaring van rechtmatig belang vindt u hier.

We denken dat wanneer u een baan zoekt, of wanneer u uw cv of andere professionele informatie op een jobboard of professionele netwerksite post, dat u verwacht en wenst dat wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om u onze rekruteringsdiensten aan te bieden, en dat wij deze informatie delen met mogelijke toekomstige werkgevers.

Het is mogelijk dat de klant aanvullende informatie vraagt tijdens het rekruteringsproces (bijvoorbeeld resultaten van psychometrische tests of vaardigheidsproeven) of dat hij ons vraagt uw referenties, kwalificaties en uw strafblad te controleren, voor zover gepast en voor zover dit in overeenstemming is met de lokale wetgeving. Het is ook mogelijk dat wij uw persoonsgegevens gebruiken voor onze interne administratie, bijvoorbeeld voor contractadministratie, payroll of facturatie. We hebben zelf ook wettelijke verplichtingen en het is mogelijk dat wij uw gegevens moeten delen om aan deze verplichtingen te voldoen.

Als de wet stelt dat wij uw toestemming nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij die vragen. Kandidaten en consultants – Voor een gedetailleerd overzicht van hoe uw gegevens gebruikt worden, klik hier. Contactpersonen bij de klant en andere derden die betrokken zijn bij het verstrekken van personeelsdiensten (bv. koepelondernemingen en management vennootschappen)

We verzamelen, bewaren en verwerken uw naam en contactgegevens voor onze rechtmatige belangen, zodat we:

• u gegevens over kandidaten en consultants kunnen toesturen en u kunnen contacteren over onze dienstverlening; en
• een zakenrelatie met u kunnen onderhouden.

Zo kunnen we u contacteren in verband met de diensten die u of uw organisatie aangevraagd heeft. Het uitwisselen van persoonsgegevens van onze kandidaten en contactpersonen bij de klant vormt een essentieel deel van onze rekruteringswerkzaamheden. Het is daarom ook in ons rechtmatig belang om uw gegevens voor dit doel te verwerken.

Voor contactpersonen bij koepelondernemingen en management vennootschappen laat dit ons toe u te contacteren om, in naam van uw werkgever, informatie te geven over huidige en toekomstige aanstellingen, uurroosters en betalingsgegevens.
Wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen.
Alle gebruikers van onze Site en onze Diensten
We verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• om de Site voor u beschikbaar te maken; en
• om eender welke dienst die u aanvraagt te verlenen.

Soms gebruiken wij uw persoonsgegevens voor doeleinden die onze site en onze diensten ondersteunen of die ons helpen ervoor te zorgen dat deze beter werken. In dat geval geloven wij dat wij een rechtmatig belang hebben bij het gebruik van uw persoonsgegevens en wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen. Voor meer informatie over deze omstandigheden, klik hier.  

Hoe delen we uw persoonsgegevens en met wie?

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt worden verwerkt door Harvey Nash Belgium. We zorgen ervoor dat:

• alleen werknemers die persoonsgegevens moeten verwerken in het kader van hun job toegang hebben tot uw persoonsgegevens;
• alleen noodzakelijke gegevens aan relevante werknemers worden vrijgegeven;
• we uw toestemming vragen voor we uw gegevens delen met mogelijke werkgevers of gebruikers van uw diensten.

Referenten: tenzij u uitdrukkelijk anders stelt, kunnen wij uw gegevens delen met de andere bedrijven in de groep en met de klant die de vacature waarvoor de referentie gegeven werd heeft uitgeschreven.
Onder de volgende omstandigheden geven we informatie vrij:
Gegevens over het gebruik van onze site en onze diensten: Wanneer we anonieme gegevens die onze Diensten gegenereerd hebben delen met onze klanten.
Derden: Wanneer we gegevens delen met derden zodat zij ons kunnen ondersteunen in onze dienstverlening. Dit omvat:

• IT-dienstverleners;
• bedrijven die credit checks en antecedentenonderzoek doen;
• betalingsverwerkings- en softwarebedrijven;

Deze organisaties worden door Harvey Nash Belgium aangesteld als gegevensverwerker en zijn dus ook bevoegd om uw persoonsgegevens te gebruiken voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening aan ons. Deze organisaties moeten rekening houden met onze instructies en dit privacybeleid bij het verwerken van die gegevens. Ze hebben niet het recht om deze gegevens zelf te delen.

Bedrijven binnen de Groep: Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan onze dochterondernemingen of geaffilieerde ondernemingen in het kader van het beschikbaar maken van de site en onze diensten. Deze partijen moeten rekening houden met onze instructies en dit privacy beleid bij het verwerken van die gegevens. Ze hebben niet het recht om deze gegevens zelfstandig te delen.

Naleving van wetten en gerechtelijke procedures: Wanneer we gehoor geven aan gerechtelijke bevelen, of gerechtelijke procedures of om onze rechten uit te oefenen of te doen gelden of ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen. Wanneer we geloven dat het nodig is om gegevens te delen om illegale activiteiten, mogelijke fraude, situaties die mogelijk een bedreiging kunnen vormen voor de fysieke integriteit van een persoon, inbreuken op onze algemene voorwaarden of andere, zoals wettelijk verplicht, te onderzoeken, voorkomen of er actie tegen te ondernemen. Fusie of overname: Wanneer we gegevens over u moeten overdragen in het kader van een overname door of een fusie met een ander bedrijf. Als we betrokken zijn bij een fusie, overname, of verkoop van alle of een deel van de activa wordt u hiervan per e-mail op de hoogte gebracht en/of verschijnt er een duidelijke mededeling op onze site over een verandering van eigenaar of een veranderd gebruik van uw persoonsgegevens met mogelijke opties die u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Rekrutering en resourcing: Wanneer we uw persoonsgegevens gebruiken voor rekrutering en resourcing kunnen we deze mogelijk delen met klanten indien we geloven dat u geschikt bent voor een specifieke functie of vacature bij die klant.
Koepelbedrijven en management vennootschappen: Wanneer u ons laat weten dat u via Harvey Nash Belgium uw diensten aan een klant aanbiedt of wilt aanbieden via een koepelbedrijf of management vennootschap.

Outsourcing van het rekruteringsproces en Managed Service Providers: In bepaalde gevallen is het mogelijk dat een bedrijf, bijvoorbeeld een Managed Service Provider, tussen Harvey Nash Belgium en de inlener staat. Indien dit het geval is, delen wij uw gegevens met deze organisatie voor zover dat nodig is voor onze dienstverlening.
Wanneer we persoonsgegevens delen met klanten, inleners, koepelondernemingen, vennootschappen of Managed Service Providers onder de hierboven vermelde omstandigheden, dan zullen deze organisaties uw gegevens beheren volgens hun eigen privacy beleid.  

Internationale gegevensoverdracht

We willen er zeker van zijn dat uw gegevens op een veilige manier worden bewaard en overgedragen. We zullen alleen gegevens overdragen buiten de Europese Economische Ruimte als de ontvanger voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en als de overdrachtmethode genoeg bescherming biedt. Deze beschermingsmaatregelen omvatten onder andere contractuele bepalingen, overeenkomstig artikel 46, lid 2, onder c, of het oordeel van de Europese Commissie dat het betreffende land een adequaat niveau van gegevensbescherming hanteert, overeenkomstig artikel 45.
Merk op dat indien een afwijking op het bovenstaande van toepassing is krachtens artikel 49 AVG, u hiervan op de hoogte wordt gebracht voordat de doorgifte plaatsvindt en u de mogelijkheid hebt om bezwaar te maken tegen die doorgifte. Als bedrijf geven we persoonsgegevens door tussen onze entiteiten in de EU en het VK en we slaan daarbij ook persoonsgegevens van EU-betrokkenen op servers in het VK op. Ter voorbereiding op de uitstap van het Verenigd Koninkrijk uit de EU hebben we standaardcontractbepalingen geïmplementeerd tussen onze entiteiten in de EU en het VK om passende waarborgen te bieden voor gegevensdoorgiften van de EU naar het VK. Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens dezelfde strikte normen aangezien Harvey Nash de AVG (inclusief de ‘Britse AVG’) toepast in al zijn entiteiten in de EU en het VK.

Harvey Nash is een internationaal bedrijf, en om onze klanten de beste service te bieden is het mogelijk dat we een Business Process Outsourcing (BPO) onderneming in Vietnam inschakelen om ons te helpen de beste kandidaten te identificeren voor bepaalde functies. Deze onderneming helpt ons sneller in te spelen op onze klanten door potentiële kandidaten te identificeren en deze informatie door te geven aan de verantwoordelijke consultant. De BPO die wij gebruiken wordt beheerd door Nash Tech, een onderdeel van de Harvey Nash Group. We hebben ervoor gezorgd dat onze zakenrelatie ons toelaat uw privacy en uw gegevens te beschermen.
Het is mogelijk dat we uw informatie doorgeven aan Harvey Nash entiteiten buiten Europa, aan klanten buiten Europa, of aan klanten in hetzelfde land die dan op hun beurt uw gegevens internationaal doorgeven. Uw gegevens kunnen ook in de cloud worden opgeslagen voor bepaalde delen van onze bedrijfsprocessen.
Gelieve er rekening mee te houden dat landen buiten de Europese Economische Ruimte mogelijk niet hetzelfde soort wettelijke gegevensbescherming bieden als de Belgische of Europese wetgeving zelfs al blijft ons privacy beleid van kracht voor alle persoonsgegevens die wij verzamelen, bewaren of gebruiken, of die voor ons verzameld, bewaard of gebruikt worden.  

Persoonsgegevens, cookies en websites

Via onze website kunt u uw persoonsgegevens aan ons doorsturen in het kader van een specifieke functie die u interesseert. Deze gegevens worden mogelijk naar een van onze leveranciers gestuurd voordat deze digitaal naar ons worden doorgestuurd. Alle leveranciers zijn gecontroleerd om ons ervan te vergewissen dat ze voldoen aan onze privacy- en beveiligingsnormen wat betreft het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens.

Onze website kan u ook doorsturen naar andere websites of externe content waar wij geen controle over hebben. Deze links worden gepubliceerd te uwer informatie en als hulpmiddel. We zullen uiteraard ons best doen om u alleen door te sturen naar websites die aan onze privacy- en beveiligingsnormen voldoen. We kunnen u dit echter niet garanderen en kunnen dan ook niet verantwoordelijk gehouden worden voor de bescherming van gegevens die u op deze websites verstrekt. Deze websites hebben hun eigen privacyverklaring, en we raden u aan deze te lezen wanneer u een gelinkte website bezoekt. U moet daarom ook voorzichtig zijn, en het privacy beleid van deze websites nalezen voor u persoonsgegevens vrijgeeft.

Wij en onze geaffilieerde ondernemingen, analisten en dienstverleners maken ook gebruik van cookies, tracking pixels, tags en scripts. Deze technologieën worden gebruikt bij het analyseren van trends, het beheren van de site, het tracken van het surfgedrag van onze gebruikers op onze website en om demografische gegevens te verzamelen over de gebruikersgroep in haar geheel. Deze ondernemingen sturen ons individuele en geaggregeerde rapporten op basis van deze technologieën.

Zo gebruiken wij cookies bv. om de instellingen van gebruikers te onthouden (bv. taalkeuze) en voor gebruikersauthenticatie. Gebruikers kunnen individueel, per browser, het gebruik van cookies regelen; Indien u cookies weigert, kunt u nog steeds gebruik maken van onze site, maar is het mogelijk dat bepaalde toepassingen of delen van de site slechts beperkt toegankelijk of beschikbaar zijn.  

Hoe we uw persoonsgegevens beschermen

Harvey Nash Belgium staat erop om uw gegevens te beschermen. Daarom hebben we maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet misbruikt worden en dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Dit omvat ook maatregelen in geval van een vermoedelijk datalek (“inbreuk in verband met persoonsgegevens”). Indien u vermoedt dat uw persoonsgegevens misbruikt werden, verloren zijn gegaan of dat onbevoegden er toegang toe hadden, gelieve ons onmiddellijk te verwittigen via e-mail naar info@harveynash.be.

Uw gegevens worden bijgehouden op servers die door ons of door onze internetprovider gehost worden. Gegevensoverdracht via het internet is nooit volkomen veilig. We doen ons best om uw persoonsgegevens te beschermen, maar we kunnen de veiligheid van de gegevens die u via onze site doorstuurt niet garanderen. Deze overdracht is op eigen risico.  

Gegevensbewaring

De periode gedurende welke de gegevens in elke omstandigheid worden bewaard, wordt bepaald door de belangen van de onderneming en de betrokkenen tegen elkaar af te wegen. Als persoonsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan de gedocumenteerde zakelijke belangen van de onderneming, en dat belang zou overeenstemmen met de belangen van de betrokkene, dan blijven we deze gedurende een redelijke periode bewaren.

We houden gegevens echter niet langer bij dan strikt noodzakelijk. Voor de meeste mensen met wie we slechts beperkt contact hadden, is dit niet langer dan twee jaar na de datum van het laatste contact. Indien we u echter regelmatiger benaderden, bijvoorbeeld omdat we met u hebben samengewerkt als klant, of omdat we u als kandidaat hebben geplaatst of gesproken, houden we uw gegevens langer bij. Hierna worden uw gegevens verwijderd, behalve in die gevallen waar we persoonsgegevens moeten bijhouden om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (d.w.z. rapportagevereisten), betwistingen op te lossen of onze overeenkomsten toe te passen af te dwingen. Als u meer informatie over ons gegevensbewaringsbeleid wenst, contacteer dan info@harveynash.be.

Emails:
We zijn wettelijk verplicht om e-mails te bewaren aangezien we actief zijn in een aantal rechtsgebieden, waaronder de Verenigde Staten. Via een Mimecast archiveringssysteem archiveren we e-mails dertien maanden vanaf de datum van verzending of ontvangst tot tien jaar.

Kandidaten voor psychometrische tests:
Als u zich hebt ingeschreven om een pshychometrische test af te nemen in het kader van een aanwervingsproces, kan ons personeel u bijkomende informatie geven als we klanten hebben die persoonsgegevens langer moeten bewaren voor managementdoeleinden. Deze periode kan tot vijftien jaar bedragen, afhankelijk van de specifieke contractuele verplichtingen die we hebben. We zullen uw toestemming vragen om deze informatie te bewaren en u hebt de mogelijkheid om die toestemming op elk moment eenvoudig in te trekken. Dit wordt u in detail uitgelegd op het moment dat de gegevens voor het eerst worden verkregen.  

Uw rechten, klachten, vragen en suggesties

U hebt bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Als u hier graag meer informatie over krijgt, of indien u deze rechten wil laten gelden, gelieve dan op eender welk moment contact met ons op te nemen via e-mail naar info@harveynash.be. Meer informatie over uw rechten vindt u hier.

Harvey Nash Belgium probeert steeds aan de hoogste normen te voldoen wanneer wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Alle klachten die we in dit verband ontvangen worden dan ook ernstig genomen. We moedigen u aan om het ons te melden indien u vindt dat we gegevens verzamelen of gebruiken op een manier die oneerlijk, misleidend of ongepast is.

Indien u een klacht wenst neer te leggen over dit beleid of over de procedures die erin vervat zijn, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via info@harveynash.be. Binnen de EER kunt u ook een klacht neerleggen bij de toezichthouder inzake gegevensbescherming (in België de Gegevensbeschermingsautoriteit) of via de lokale rechtbank een oplossing zoeken indien u het gevoel hebt dat uw rechten geschonden zijn.

Europese toezichthoudende autoriteiten
U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties in de EU. Harvey Nash is geregistreerd als verwerkingsverantwoordelijke bij het Information Commissioner’s Office in het VK, maar is ook actief in de hele EU waar andere toezichthoudende autoriteiten werkzaam zijn.

Ter voorbereiding op de uitstap van het VK uit de EU hebben we een juridische entiteit aangewezen als vertegenwoordiger voor gegevensbeschermingskwesties in de EU. Deze entiteit is Harvey Nash BV, (Nederland).
Om contact op te nemen met deze entiteit over uw rechten of eventuele vragen die u hebt over de verwerking in de EU, kunt u een e-mail sturen naar Sander.Koolen@harveynash.be.  

Marketingactiviteiten

We zullen u mogelijk af en toe informatie sturen waarvan we denken dat u deze interessant zult vinden of naar uw opinie vragen in een enquête. We kunnen u ook informatie sturen om:

• onze dienstverlening aan te prijzen
• u meer details te geven over netwerk- en klantenevenementen en u informatie te bezorgen over de sectoren waarvan we denken dat die u interesseren.

Behalve indien vereist door de lokale wet- en regelgeving zullen we u niet standaard om toestemming vragen wanneer we u marketingmateriaal toesturen in het kader van bovenstaande. U heeft echter wel steeds de optie om zich uit te schrijven en dit soort e-mails niet langer te ontvangen. Indien we eerder contact hebben gehad (bijvoorbeeld als u ons een sollicitatie of een cv hebt gestuurd) of als u uw gegevens op een jobboard hebt gepubliceerd, dan nemen wij aan dat u uw toestemming hebt gegeven en dat wij u mogen contacteren met informatie over functies waarvan we denken dat ze u interesseren. U hebt het recht om uw toestemming op elk moment weer in te trekken.  

Profilering, anonieme gegevens en websites van derden

Profilering Geautomatiseerde besluitvorming:
Harvey Nash Belgium maakt op dit moment geen gebruik van automatische profielen. Bij al onze rekruteringsactiviteiten worden de beslissingen door mensen genomen. Dit kan mogelijk veranderen in de toekomst, als we zouden overstappen naar geautomatiseerde technologieën of zelflerende systemen. We doen dit echter alleen maar indien gepast en indien dit in overeenstemming is met de lokale wet- en regelgeving. Alle wijzigingen aan dit beleid worden gemeld zoals hieronder beschreven staat.

Profilering:
Harvey Nash maakt gebruik van leveranciers van psychometrische testen om testen uit te voeren voor onze klanten. Kandidaten melden zich aan bij de testleverancier en voeren deze test uit. Specialisten binnen Harvey Nash zullen de resultaten van de testen beoordelen en overgaan tot wat in de AVG beschreven kan worden als profilering van de persoonsgegevens. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen profilering en kunt dit te allen tijde doen door uw toestemming voor verwerking in het testproces te weigeren of in te trekken.

Anonieme gegevens:
We verzamelen geanonimiseerde gegevens van bezoekers van onze website om statistieken op te stellen of voor rapportage. Met deze geanonimiseerde gegevens kan echter niemand geïdentificeerd worden.

Websites van derden:
Deze website bevat links naar andere websites die door derden beheerd worden. Houd er rekening mee dat dit privacy beleid alleen van toepassing is op de persoonsgegevens die we via de site of onze diensten verzamelen en dat wij niet verantwoordelijk gehouden kunnen worden voor persoonsgegevens die derden verzamelen, bewaren en gebruiken via hun website. Voor elke website die u bezoekt, dient u steeds het privacy beleid grondig na te lezen.  

Wijzigingen aan dit privacy beleid

Deze privacyverklaring werd voor het laatst bijgwerkt in januari 2020.
Gelieve dit regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van mogelijke nieuwe updates van dit document. Indien we ons privacy beleid grondig wijzigen en we uw e-mailadres hebben, wordt u van deze wijzigingen op de hoogte gebracht. Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in onze verwerkingsactiviteiten, zullen we redelijke maatregelen nemen om de betrokkenen hiervan in kennis te stellen.

Bijlagen

Bijlage 1
We verzamelen uw persoonsgegevens wanneer:

• u onze Site bezoekt (en wanneer u ons uw persoonsgegevens verstrekt door de velden op de Site in te vullen); of
• u reageert op een van onze advertenties op jobboards, LinkedIn of andere sociale netwerken; of
• wij uw gegevens, die u op een jobboard, online cv-database of ander sociaal netwerk geüpload heeft, downloaden in het kader van een vacature die we voor een van onze klanten proberen in te vullen; of
• wij uw gegevens, die u op een jobboard, online cv-database of ander sociaal netwerk geüpload heeft, downloaden in het kader van een eigen intern marktonderzoek; of
• u telefonisch, via e-mail of langs een andere weg contact met ons opneemt; of
• we u diensten verlenen of wanneer we diensten verlenen aan een effectieve of potentiële inlener die van uw diensten gebruik wil maken; of
• we contact met u opnemen met de bedoeling u diensten te verlenen; of
• we een inlener die gebruik maakt van uw diensten helpen met het introductieproces,



kunnen we de volgende gegevens van u of over u verzamelen:

• uw naam;
• uw postadres;
• uw telefoonnummer en e-mailadres;
• uw bankgegevens;
• een kopie van uw identiteitskaartgegevens, waaronder ook de foto op uw identiteitskaart
• gegevens over uw huidige en voorbije werkervaring, waaronder uw functietitel en de naam van uw werkgever;
• rekruteringsspecifieke gegevens zoals professionele certificaten, opleiding en kwalificaties, vaardigheden, loopbaan, salarisvork, werkvergunningen, staatsburgerschap, gegevens van referenties en andere informatie die voor ons relevant kan zijn of die wettelijk verplicht is in het kader van onze diensten;
• andere gegevens die u op uw cv of op een ingevuld sollicitatieformulier verstrekt;
• alle gegevens die gepubliceerd zijn op of beschikbaar zijn op uw profiel op sociale media of jobboards (door u of door derden), of die in nieuwsmedia zijn verschenen;
• de gegevens van uw koepelonderneming of management vennootschap;
• het dienstencontract met uw koepelonderneming of management vennootschap met betrekking tot het werk dat u voor onze klant uitvoert of zal uitvoeren, waaronder uurroosters en tarieven voor het werk dat u in het kader van dat contract uitvoert;
• gegevens van referenties en contactpersonen in noodgevallen
• referenties van derden zoals voormalige werkgevers en aangeduide referenten;
• de resultaten van screenings of veiligheidscontroles met betrekking tot u die we moeten uitvoeren of die van ons gevraagd worden door de inlener tijdens het introductieproces (waaronder ook uw uittreksel uit het strafregister) en alle gegevens die u ons verstrekt over huidige en/of voormalige strafrechtelijke veroordelingen
• alle e-mails die u ons stuurt, inclusief bijlagen
• de resultaten van de controle van uw werkvergunning.


U kunt uw cv of persoonsgegevens op elk moment wijzigen door een kopie te sturen naar info@harveynash.be.  

Bijlage 2
We verzamelen, bewaren en verwerken gegevens die we over u verzamelen voor onze rechtmatige belangen:

• zodat we u kunnen contacteren (via e-mail, sms of telefoon) in verband met opportuniteiten en opdrachten waarvan we denken dat ze u mogelijk zullen interesseren;
• om ons te helpen gepaste kandidaten en consultants te vinden voor onze klanten die ons aanstellen om hen te helpen bij het invullen van hun rekruterings- en personeelsnoden;
• om u een kanaal te bieden dat u kunt gebruiken om uw cv in te dienen voor spontane sollicitaties, om te solliciteren voor specifieke functies of u in te schrijven voor job alerts;
• om uw gegevens te vergelijken met vacatures zodat wij een functie kunnen vinden die bij u past en om uw gegevens naar klanten te sturen in het kader van een mogelijke opportuniteit. We zullen altijd uw mondelinge of geschreven toestemming vragen voordat we uw persoonsgegevens doorgeven aan een klant.
• om contracten aan te gaan die nodig zijn om uw diensten aan inleners te verlenen of beschikbaar te stellen;
• om rekruteringsgerelateerde ondersteuning te kunnen bieden;
• om marktonderzoek te doen voor intern gebruik;
• om een relevante database van kandidaten en klanten op te bouwen om aan de personeelsnoden van onze klanten te voldoen en kandidaten te kunnen matchen met jobopportuniteiten;
• voor onze interne dossiers;
• om diensten te verlenen die wij, u of onze klant hebben aangevraagd, waaronder het natrekken van professionele referenties, kwalificaties en het strafblad, het verifiëren van de gegevens die u verstrekt hebt via derden, psychometrische tests of vaardigheidsproeven.

Doordat wij uw persoonsgegevens bewaren, kunnen wij u contacteren in verband met opportuniteiten die u mogelijk kunnen interesseren, nu of in de toekomst. Wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen. We bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens om te voldoen aan de van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen waaraan Harvey Nash Belgium onderworpen is. In andere, eerder beperkte omstandigheden is het mogelijk dat we verder relevant antecedentenonderzoek doen zoals gevraagd door onze klant. In dat geval werken wij in opdracht van onze klant en dan valt het beheer van uw persoonsgegevens ook onder het privacy beleid van onze klant. Indien u een tijdelijke opdracht bij een van onze klanten gaat uitvoeren, bewaren en gebruiken we uw persoonsgegevens voor het opstellen en bijhouden van het contract met uw management vennootschap of koepelonderneming en voor het verwerken van de betaling aan zulke onderneming voor de diensten die u aan onze klant hebt verleend. Deze verwerking gebeurt in het kader van onze rechtmatige belangen zodat we zowel aan u als aan onze klant onze diensten kunnen verlenen. Wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen. Deze verwerking is ook noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarin u een partij bent (bv. uw contract met de koepelonderneming of uw management vennootschap in het kader van de dienstverlening) en/of om de voorbereidingen voor zo'n contract te treffen. Indien onze klant vraagt dat wij uw gezondheidsinformatie en/of gegevens over uw strafblad verzamelen, bewaren en gebruiken, zullen wij, in naam van onze klant, uw toestemming vragen voor de verwerking van deze gegevens. U kunt op elk moment uw toestemming intrekken, maar dan is het mogelijk dat wij u niet langer onze rekruteringsdiensten kunnen leveren.  

Bijlage 3
Onder relevante omstandigheden verstaan we:

• fraudedetectie en -preventie;
• de beveiliging van onze site, apps, producten en IT-systemen;
• verzekeren dat onze eigen processen, procedures en systemen zo efficiënt mogelijk werken;
• analyse en optimalisatie van de gegevens die we verzamelen;
• de doeltreffendheid van onze reclamecampagnes en advertenties analyseren; en
• u contacteren in verband met producten en diensten waarvan we denken dat ze u zouden kunnen interesseren.

In andere, eerder beperkte, omstandigheden moeten we uw persoonsgegevens op een bepaalde manier verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Bijvoorbeeld als we:

• gevraagd worden uw persoonsgegevens te verstrekken aan regelgevende instanties;
• moeten aantonen dat we de van toepassing zijnde wetgeving naleven;

 

Bijlage 4
Het is mogelijk dat er voor de verwerking van uw persoonsgegevens gebruik gemaakt wordt van een cookie (een klein tekstbestand waarmee informatie op uw harde schijf wordt opgeslagen). Een kopie van dit tekstbestand wordt dan naar uw computer en/of toestel gestuurd wanneer dit tekstbestand communiceert met onze server. Cookies helpen ons in te zien welke delen van onze website frequent bezocht worden. Met deze informatie kunnen we onze website aanpassen aan uw behoeften en kunnen we u een persoonlijkere gebruikservaring aanbieden die beter aan uw noden voldoet. We verzamelen mogelijk de volgende gegevens bij uw bezoek aan onze website en/of de volledige domeinnaam via dewelke u onze site bezocht hebt, of, als alternatief, uw IP-adres:

• de datum en het tijdstip waarop u elke pagina op onze website bezoekt
• de URL van de webpagina die u doorverwees naar onze website (verwijzende pagina)
• welke browser u gebruikt en welke pagina's u bezocht heeft.


Sommige webpagina's vragen u een beperkt aantal persoonsgegevens te verstrekken voor u van bepaalde diensten op een site gebruik kunt maken (login, e-mailadres en contactgegevens). Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het beoogde doeleinde, namelijk uw bericht beantwoorden of de gevraagde diensten verlenen. U kunt uw browser zo instellen dat deze alle cookies accepteert, alle cookies weigert, of dat u een melding krijgt wanneer er een cookie wordt gestuurd.]  

Bijlage 5
U hebt het recht te vragen dat we:

• u toegang geven tot de gegevens die we over u bijhouden;
• uw persoonsgegevens die fout of niet langer up-to-date zijn corrigeren;
• persoonsgegevens over u verwijderen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken;
• ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens niet voor direct marketing gebruikt worden;
• uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde dienstverlener;
• u een kopie bezorgen van alle persoonsgegevens die we over u bijhouden; of
• al uw rechtmatige bezwaren met betrekking tot ons gebruik van uw gegevens in acht nemen.

We zullen alle verzoeken van dien aard bekijken en binnen een redelijke termijn beantwoorden (en zeker binnen de periode die bij wet is vastgelegd). Bepaalde persoonsgegevens kunnen echter onder bepaalde omstandigheden van dit soort verzoeken worden vrijgesteld. Als er een uitzonderingsregel geldt, brengen we u hiervan op de hoogte in ons antwoord op uw verzoek. Het is mogelijk dat wij u vragen om de nodige gegevens te verstrekken zodat wij uw identiteit kunnen verifiëren voor we uw verzoek beantwoorden. U kunt op elk moment vragen om uitgeschreven te worden van job alerts en marketingmateriaal. Indien u ons wenst te contacteren in verband met bovenstaande, gelieve te e-mailen naar info@harveynash.be

Politique en matière de protection des données et de vie privée

Harvey Nash Belgium est une filiale du Harvey Nash Group. Le Harvey Nash Group, dont font également partie toutes les filiales de Harvey Nash Group (« Harvey Nash »), est une éminente agence internationale de recrutement, de consultance et d’outsourcing (externalisation) qui collabore chaque année avec des milliers de candidats et de clients dans le monde entier.

Ce site Web vous offre une plate-forme sur laquelle vous pouvez télécharger votre CV ainsi que d’autres données à caractère personnel, afin d’améliorer votre expérience utilisateur, et utiliser des fonctions telles que les alertes-emploi, l’enregistrement de CV et la soumission de candidatures. Vous êtes responsable de l’exactitude des données à caractère personnel saisies. Si vous utilisez sur le site Web des fonctions qui accèdent à des données provenant de sources externes, telles que LinkedIn, veuillez noter que le site Web accédera à vos données à caractère personnel provenant de ces sources.

Notre réputation d’agence de recrutement repose entièrement sur la confiance des personnes avec lesquelles nous travaillons et il est dès lors crucial pour nous d’utiliser les données que vous nous fournissez de manière efficace et professionnelle. Nous estimons que votre vie privée est importante et nous nous engageons à préserver et à protéger votre droit à la vie privée et à la protection des données.

Vue d’ensemble
La présente politique de protection de la vie privée indique ce qu’il advient des données que nous recevons de votre part lorsque nous vous aidons dans votre recherche d’emploi ou dans le développement de votre carrière, mais aussi lorsque nous vous proposons un service potentiellement intéressant, voire tout simplement lorsque vous visitez notre site internet. Nous respectons votre droit à la vie privée. Nous voulons dès lors veiller à ce que les données que nous recueillons et ce que nous en faisons soient nécessaires pour nos services et à respecter toutes les lois applicables en matière de protection des données.

Sommaire

Définitions importantes dans ce document de politique

Que fait Harvey Nash Belgium ?

Où Harvey Nash Belgium collecte-t-elle des données ?

Quelles informations sur les candidats collectons-nous ?

Quelles informations sur les personnes de contact chez le client collectons-nous ?

Quelle est la base légale pour le traitement de vos données ?

Comment partageons-nous vos données à caractère personnel et avec qui ?

Transfert de données international

Données à caractère personnel, cookies et sites Internet

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Conservation des données

Vos droits, plaintes, questions et suggestions

Activités de marketing

Profilage, données anonymes et sites Internet de tiers

Modifications de cette politique de protection de la vie privée  

  Définitions importantes dans ce document de politique

« Vous » désigne un candidat, un candidat potentiel, un consultant, une personne de contact chez le client ou une personne de contact au sein d’une organisation active dans la présentation de candidats, par exemple une agence de recrutement, une société de gestion ou une entreprise coordinatrice (payrolling - gestion des salaires).

Références dans cette politique :

• un « utilisateur » et un « client » désignent ici toute organisation qui engage et à laquelle nous proposons et/ou fournissons des services de recrutement temporaires et/ou permanents ;
• une « personne de contact chez le client » signifie ici le responsable chez le client ;
• un « candidat » signifie ici un candidat potentiel ou effectif à une désignation permanente ou temporaire ;
• un « consultant » désigne une personne qui fournit des services par l’entremise de Harvey Nash Belgium et travaille sur des missions temporaires auprès d’un utilisateur ;
• un « référent et/ou une personne de contact en cas d’urgence » signifient ici une personne dont les données à caractère personnel sont fournies par le candidat dans le cadre de la fourniture de références ou parce qu’elle est sa personne de contact en cas d’urgence.

La présente politique de protection de la vie privée fournit des informations spécifiques sur les données à caractère personnel que nous collectons et conservons à votre sujet, la manière dont nous les utilisons et les droits dont vous disposez à l’égard de vos données à caractère personnel.

Ce document de politique ne détermine toutefois rien à propos de l’utilisation de vos informations par :

• des employeurs ou utilisateurs effectifs ou potentiels ;
• des entreprises coordinatrices ;
• toute autre organisation impliquée dans la fourniture de vos services à un utilisateur par l’entremise de notre entreprise, à laquelle nous pourrions fournir vos données à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement. Cette utilisation sera définie dans la politique de protection de la vie privée applicable à cet employeur ou utilisateur.
 

 


Que fait Harvey Nash Belgium ?

Nous déployons deux activités principales.
Premièrement, nous aidons les candidats à développer leur carrière. Nous le faisons en évaluant des personnes et en les mettant ensuite en contact avec des emplois potentiels, ainsi qu’en proposant d’autres services pouvant s’avérer utiles à leur carrière, comme des invitations à des événements de réseautage et la participation à des études de marché.
Deuxièmement, nous offrons à nos clients des services en matière de recrutement, de consultance et d’outsourcing et nous les aidons ainsi à relever différents défis, notamment sur le plan du recrutement, des talents et de la technologie.  


Où Harvey Nash Belgium collecte-t-elle des données ?

La présente politique de protection de la vie privée s’applique à toutes les données collectées, enregistrées, utilisées ou obtenues par Harvey Nash Belgium (« nous ») :

• par le biais de notre site internet www.harveynash.be ou de tout autre site internet sous notre gestion (le « Site ») ; ou
• parce que vous réagissez à l’une de nos annonces sur des jobboards, dans des bases de données de CV en ligne ou sur des réseaux sociaux ; ou
• parce que nous concilions votre CV, que vous avez téléchargé sur un jobboard, dans une base de données de CV en ligne ou sur des réseaux sociaux, avec un poste vacant auquel nous essayons de pourvoir ; ou
• à la suite d’une recommandation personnelle ; ou
• par le biais de sites Internet d’entreprises ; ou
• à l’aide de votre carte de visite ; ou
• tout en vous fournissant des services de recrutement, de sous-traitance, d’outsourcing ou de consultance (les « Services »)

 


Quelles informations sur les candidats collectons-nous ?

Candidats : les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet si « vous » êtes candidat(e) ou consultant(e) placé(e).
Harvey Nash Belgium s’efforce de recueillir le minimum absolu de données nécessaires à ses activités. Généralement, elles se limitent au nom, à l’adresse, au titre de fonction et aux coordonnées. Si vous êtes pris(e) en considération comme candidat(e) pour une fonction, ces données peuvent également inclure votre CV et des informations sur vos aptitudes et votre expérience professionnelle.
Nous pouvons également collecter d’autres données à caractère personnel. Nous pouvons, par exemple, être impliqués dans le contrôle de l’égalité des chances ou avoir besoin d’informations pour établir un contrat pour vous ou pour notre client. Il peut s’agir, par exemple, de vos âge, numéro de carte d’identité, numéro de passeport, numéro de permis de conduire, adresse, adresse e-mail, nom d’utilisateur et mots de passe, sexe, date de naissance, état civil, profession, fourchette salariale, coordonnées bancaires, informations financières, coordonnées dont les numéros de téléphone ou de GSM, votre nationalité, des liens vers votre site Internet personnel ou vos médiaux sociaux ou d’autres données requises en vertu de la législation locale.
Si vous souhaitez recevoir une description détaillée des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet, cliquez ici.

Références et personnes de contact en cas d’urgence : nous collectons des coordonnées (comme le nom, le titre, l’adresse, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone) afin que nous puissions vous contacter pour prendre une référence ou comme personne de contact en cas d’urgence pour l’un de nos candidats et/ou sous-traitants.  


Quelles informations sur les personnes de contact chez le client collectons-nous ?

Personnes de contact chez le client : les données à caractère personnel que nous collectons à votre égard si « vous » êtes notre personne de contact chez un client, une entreprise coordinatrice Managed Service Provider (fournisseur de services d’infogérance) ou une société impliquée dans la fourniture de services à un utilisateur.
Nous recueillons des informations à votre sujet car cela fait partie intégrante de notre service.
Nous collectons des informations sur vous quand :

• nous vous contactons pour vous fournir des services ; ou
• vous nous envoyez un e-mail et indiquez que vous êtes intéressé(e) par une éventuelle collaboration ;
• vous nous avez remis une carte de visite ou d’autres données à nos collaborateurs lors d’événements commerciaux et de marketing ;
• vous avez publié des données ou des annonces sur des jobboards ou des réseaux sociaux ;
• nous vous fournissons des services en tant qu’utilisateur effectif ou potentiel qui souhaite bénéficier de vos services ; ou
• nous devons compléter des contrats relatifs aux services,


nous collectons généralement les données suivantes de vous ou vous concernant :

• votre nom ;
• votre adresse postale ;
• votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail ;
• des données relatives à votre fonction, à votre titre et à vos responsabilités au sein de votre organisation ;
• si « vous » êtes un client :
• tout avis ou feed-back que vous nous donnez concernant des candidats ou des consultants ;
• des détails sur les questions que vous nous posez concernant notre service ;
• des détails sur les besoins et plans de recrutement et/ou en personnel que vous partagez avec nous.

 


Quelle est la base légale pour le traitement de vos données ?

Nous utilisons les données collectées pour toute une série de tâches, qui consistent notamment à :

• placer des candidats dans une fonction spécifique telle que définie par le client ; ou fournir des services de sous-traitance, d’outsourcing ou de consultance ;
• tenir à jour les dossiers relatifs à nos clients, candidats et contacts ;
• réaliser des activités de marketing et de profilage, de développement commercial, d’études de marché et d’analyses statistiques dans le cadre de nos produits et/ou services ;
• satisfaire à toutes les dispositions légales et statutaires et fournir les informations nécessaires pour empêcher des infractions, telles que définies par la législation, la réglementation, une directive, un ordre judiciaire, une circulaire ou un règlement applicables.
• Obligations d'information des clients lorsque nous proposons des Services Gérés (RPO / MSP)



Personnes de contact chez le client : Nous utilisons les données que nous collectons de nos clients pour vous fournir des services professionnels. En d’autres termes, nous identifions des candidats qui répondent à vos exigences ou qui proposent tout autre service de notre portefeuille.

Fournisseurs : nous utilisons les données collectées pour nous assurer que notre collaboration professionnelle se déroule sans encombre. Référents et personnes de contact en cas d’urgence : nous utilisons les données collectées pour vous contacter pour une référence ou comme personne de contact en cas d’urgence si le candidat a un accident ou si un autre cas d’urgence se présente. La base légale pour le traitement de vos données
Nous estimons que, pour nos intérêts en tant qu’agence de recrutement, il est nécessaire de traiter vos données à caractère personnel. À différents moments durant le processus de recrutement, il existe également d’autres bases légales pour le traitement de vos données, par exemple parce que nous devons respecter nos obligations légales et nos contrats dans le cadre du processus de recrutement. Vous trouverez une déclaration complète d’intérêt légitime ici.

Nous pensons que, lorsque vous cherchez un emploi ou publiez votre CV ou d’autres informations professionnelles sur un jobboard ou un site de réseau professionnel, vous attendez et souhaitez que nous collections et utilisions vos données à caractère personnel pour vous proposer nos services de recrutement et que nous partagions ces informations avec d’éventuels futurs employeurs.

Il se peut que le client demande des informations complémentaires pendant le processus de recrutement (par exemple, les résultats de tests psychométriques ou de compétences) ou de vérifier vos références, qualifications et votre casier judiciaire, pour autant que cela soit approprié et conforme à la législation locale. Il se peut également que nous utilisions vos données à caractère personnel pour notre administration interne, par exemple pour l’administration des contrats, les services de paie ou la facturation. Nous sommes également personnellement soumis à des obligations légales et il se peut que nous devions partager vos données pour remplir ces obligations.
Si la loi stipule que nous avons besoin de votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel, nous vous le demanderons.

Candidats et consultants – Pour un aperçu détaillé de la façon dont vos données sont utilisées, cliquez ici. 
Personnes de contact chez le client et autres tiers qui sont impliqués dans la prestation de services du personnel (ex. entreprises coordinatrices et sociétés de gestion)
Nous collectons, conservons et traitons votre nom et vos coordonnées pour nos intérêts légitimes afin de :

• pouvoir vous envoyer des données sur les candidats et les consultants et vous contacter à propos de notre service ; et
• pouvoir entretenir une relation d’affaires avec vous.



Nous pouvons ainsi vous contacter concernant les services que vous-même ou votre organisation avez demandés. L’échange de données à caractère personnel de nos candidats et personnes de contact chez le client constitue une partie essentielle de nos activités de recrutement. Il y va donc de notre intérêt légitime de traiter vos données à cette fin.
Pour les personnes de contact auprès d’entreprises coordinatrices et de sociétés de gestion, cela nous permet de vous contacter pour donner, au nom de votre employeur, des informations sur les désignations actuelles et futures, les horaires et les données de paiement.
Nous ne pensons pas que cette conservation ou cette utilisation risque de compromettre vos droits ou libertés.
Tous les utilisateurs de notre Site et de nos Services
Nous collectons, conservons et utilisons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes:

• mettre le site à votre disposition ; et
• fournir tout service que vous demandez.



Nous utilisons parfois vos données à caractère personnel pour des finalités qui soutiennent notre site et nos services ou qui nous aident à améliorer leur fonctionnement. Dans ce cas, nous pensons que nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données à caractère personnel et nous ne pensons pas que cette conservation ou cette utilisation risque de compromette vos droits ou libertés. Pour de plus amples informations sur ces circonstances, cliquez ici.   


Comment partageons-nous vos données à caractère personnel et avec qui ?

Les données à caractère personnel que vous nous communiquez sont traitées par Harvey Nash Belgium. Nous veillons à ce que :

• seuls les travailleurs qui doivent traiter des données à caractère personnel dans le cadre de leur fonction aient accès à vos données à caractère personnel ;
• seules les données nécessaires soient communiquées aux travailleurs concernés ;
• nous vous demandons votre consentement avant de partager vos données avec d’éventuels employeurs ou utilisateurs de vos services.


Référents : sauf disposition contraire explicite de votre part, nous pouvons partager vos données avec les autres entreprises au sein du groupe et avec le client qui a publié l’offre d’emploi pour laquelle la référence a été donnée.
Dans les circonstances suivantes, nous communiquons certaines informations :
Données relatives à l’utilisation de notre site et de nos services : Lorsque nous partageons avec nos clients des données anonymes générées par nos Services.

Tiers : Lorsque nous partageons des données avec des tiers afin qu’ils puissent nous soutenir dans notre service. Ceci englobe :

• les prestataires de services IT ;
• les entreprises qui effectuent des contrôles de crédit et un examen des antécédents ;
• les sociétés de traitement et de logiciels de paiement ;



Ces organisations sont désignées par Harvey Nash Belgium comme sous-traitants et sont donc également habilitées à utiliser vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à leur service en notre faveur. Ces organisations doivent tenir compte de nos instructions et de la présente politique de protection de la vie privée lors du traitement de ces données. Elles n’ont pas le droit de partager elles-mêmes ces données.

Entreprises au sein du Groupe : Nous fournissons vos données à caractère personnel à nos filiales ou entreprises liées dans le cadre de la mise à disposition du site et de nos services. Ces parties doivent tenir compte de nos instructions et de la présente politique de protection de la vie privée lors du traitement de ces données. Elles n’ont pas le droit de partager ces données de manière autonome.

Respect des lois et procédures judiciaires : Lorsque nous observons des ordres judiciaires, des procédures judiciaires ou pour exercer ou faire valoir nos droits ou nous défendre contre des actions en justice. Si nous pensons qu’il est nécessaire de partager des données pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures contre des activités illégales, une fraude potentielle, des situations susceptibles de menacer l’intégrité physique d’une personne, des infractions à nos conditions générales ou autres, comme la loi nous y oblige.

Fusion ou reprise : Lorsque nous devons transférer des données à votre sujet dans le cadre d’une reprise par ou d’une fusion avec une autre entreprise. Si nous sommes impliqués dans une fusion, une reprise ou une vente de la totalité ou d’une partie des actifs, vous en êtes informé(e) par e-mail et/ou une communication claire est publiée sur notre site à propos d’un changement de propriétaire ou d’une modification de l’utilisation de vos données à caractère personnel, avec d’éventuelles options dont vous disposez concernant vos données à caractère personnel.

Recrutement et sous-traitance : Lorsque nous utilisons vos données à caractère personnel à des fins de recrutement et de sous-traitance, nous pouvons éventuellement les partager avec des clients si nous estimons que vous êtes apte à exercer une fonction spécifique ou à occuper un poste vacant chez ce client.

Entreprises coordinatrices et sociétés de gestion : Lorsque vous nous informez que vous proposez vos services à un client par l’entremise de Harvey Nash Belgium ou souhaitez le faire via une entreprise coordinatrice ou une société de gestion.

Outsourcing du processus de recrutement et Managed Service Providers : Dans certains cas, il se peut qu’une entreprise, par exemple un Managed Service Provider, se trouve entre Harvey Nash Belgium et l’utilisateur. Si tel est le cas, nous partageons vos données avec cette organisation dans la mesure nécessaire à notre service.
Si nous partageons des données à caractère personnel avec des clients, des utilisateurs, des entreprises coordinatrices, des sociétés ou des Managed Service Providers dans les circonstances susmentionnées, ces organisations gèreront vos données selon leur propre politique de protection de la vie privée.  


Transfert de données international

Nous voulons être certains que vos données seront conservées et transmises en toute sécurité. Nous ne transférerons des données en dehors de l’Espace économique européen que si le destinataire respecte la législation sur la protection des données et si la méthode de transfert offre une protection suffisante. Ces mesures de protection comprennent, entre autres, des dispositions contractuelles, selon l’article 46, paragraphe 2, point c, ou selon l’article 45 de l’avis de la Commission européenne selon lequel le pays concerné applique un niveau adéquat de protection des données.

Veuillez noter que lorsqu’une dérogation à ce qui précède s’applique en vertu de l’article 49 du RGPD, vous en serez informé(e) avant le transfert et aurez la possibilité de vous opposer à ce transfert. En tant qu’entreprise, nous transférons des données à caractère personnel entre nos entités de l’UE et du Royaume-Uni, y compris en stockant les données à caractère personnel de sujets résidant au sein de l’UE sur des serveurs britanniques. En vue de la sortie du Royaume-Uni de l’UE, nous avons mis en œuvre des clauses contractuelles types entre nos entités de l’UE et du Royaume-Uni afin de fournir des garanties appropriées pour les transferts de données de l’UE vers le Royaume-Uni. Vos données à caractère personnel seront traitées selon les mêmes normes strictes, car Harvey Nash applique le RGPD (y compris le « RGPD du Royaume-Uni ») au sein de toutes ses entités de l’UE et du Royaume-Uni.

Harvey Nash est une société internationale, et pour offrir le meilleur service à nos clients, il est possible que nous fassions appel une entreprise Business Process Outsourcing (externalisation des processus d'affaires - BPO) au Vietnam pour nous aider à identifier les meilleurs candidats pour certaines fonctions. Cette entreprise nous aide à réagir plus rapidement à la demande de nos clients en identifiant des candidats potentiels et en transmettant ces informations au consultant responsable. Le BPO que nous utilisons est géré par Nash Tech, un département du Harvey Nash Group. Nous avons veillé à ce que notre relation d’affaires nous permette de protéger votre vie privée et vos données. Il est possible que nous transmettions vos informations à des entités Harvey Nash en dehors de l’Europe, à des clients en dehors de l’Europe ou à des clients du même pays qui, à leur tour, transmettent vos données au niveau international. Vos données peuvent également être stockées dans le cloud pour certaines parties de nos processus d’entreprise.

Veuillez tenir compte du fait que les pays situés en dehors de l’Espace économique européen n’offrent peut-être pas le même type de protection légale des données que la législation belge ou européenne, même si notre politique de protection de la vie privée reste d’application pour toutes les données à caractère personnel que nous collectons, conservons ou utilisons ou qui sont collectées, conservées ou utilisées pour nous.  


Données à caractère personnel, cookies et sites Internet

Par le biais de notre site Internet, vous pouvez nous transmettre vos données à caractère personnel dans le cadre d’une fonction spécifique qui vous intéresse. Il se peut que ces données soient envoyées à l’un de nos fournisseurs avant qu’elles ne nous soient envoyées par voie électronique. Tous les fournisseurs ont été contrôlés afin de nous assurer qu’ils satisfont à nos normes de respect de la vie privée et de protection en ce qui concerne la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel. Notre site Internet peut également vous renvoyer vers d’autres sites Internet ou contenus externes sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. Ces liens sont publiés à titre d’information et d’aide. Nous ferons bien entendu de notre mieux pour vous renvoyer uniquement vers des sites Internet qui satisfont à nos normes de respect de la vie privée et de protection. Nous ne pouvons toutefois pas vous le garantir et ne pourrons dès lors pas être tenus responsables de la protection des données que vous fournissez sur ces sites Internet. Ces sites Internet ont leur propre déclaration de protection de la vie privée et nous vous conseillons de la lire lorsque vous visitez un site Internet lié. Vous devez donc être prudent(e) et relire la politique de protection de la vie privée de ces sites Internet avant de communiquer des données à caractère personnel.

Nous-mêmes, nos entreprises affiliées, analystes et prestataires utilisons également des cookies, des tracking pixels, des tags et des scripts. Ces technologies sont utilisées pour analyser des tendances, gérer le site, suivre le comportement de navigation de nos utilisateurs sur notre site Internet et collecter des données démographiques sur l’ensemble du groupe d’utilisateurs. Ces entreprises nous envoient des rapports individuels et agrégés sur la base de ces technologies. Ainsi, nous utilisons par exemple des cookies pour retenir les paramètres des utilisateurs (par exemple, choix de la langue) et pour l’authentification d’utilisateurs. Les utilisateurs peuvent régler l’utilisation des cookies individuellement, par navigateur ; si vous refusez les cookies, vous pouvez toujours utiliser notre site, mais il se peut que certaines applications ou parties du site ne soient accessibles ou disponibles que de manière limitée. Vous trouverez ici  de plus amples informations sur l’utilisation que nous faisons des cookies.  


Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Harvey Nash Belgium veille à protéger vos données. C’est pourquoi nous avons pris des mesures pour veiller à ce que vos données à caractère personnel ne soient pas utilisées abusivement et que les personnes non autorisées n'y aient pas accès. Cela comprend également des mesures en cas de fuite présumée de données (« infraction relative aux données à caractère personnel »). Si vous présumez que vos données à caractère personnel ont été utilisées abusivement, se sont perdues ou que des personnes non autorisées y ont eu accès, veuillez nous prévenir immédiatement par e-mail à info@harveynash.be.

Vos données sont conservées sur des serveurs hébergés par nous ou par notre fournisseur d’accès internet. Le transfert de données via Internet n’est jamais totalement sûr. Nous faisons de notre mieux pour protéger vos données à caractère personnel, mais nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que vous transmettez par le biais de notre site. Ce transfert est à vos propres risques.  


Conservation des données

Dans chaque cas, la durée de conservation des données est déterminée par les intérêts équilibrés de l’entreprise et des sujets des données. Si des données à caractère personnel doivent être conservées pour satisfaire aux intérêts commerciaux documentés de l’entreprise, et que cet intérêt s’aligne sur les intérêts du sujet des données, nous continuerons à les conserver pendant une période raisonnable.

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire. Pour la plupart des personnes avec lesquelles nous n’avons eu que des contacts limités, ce délai ne dépasse pas deux ans après la date du dernier contact. Toutefois, si nous vous approchons plus régulièrement, par exemple parce que nous avons travaillé avec vous en tant que client, ou parce que nous vous avons présenté ou parlé en tant que candidat, nous conservons vos données pendant une plus longue période. Vos données sont ensuite supprimées, sauf dans les cas où nous devons conserver des données à caractère personnel pour satisfaire à nos obligations légales, résoudre des litiges ou appliquer nos conventions. Si vous souhaitez de plus amples informations sur notre politique de conservation des données, veuillez contacter info@harveynash.be.

E-MAILS
Nous avons l’obligation légale de conserver les e-mails, car nous opérons dans un certain nombre de juridictions, y compris aux États-Unis. Nous utilisons un système d’archivage Mimecast pour archiver les e-mails pendant une durée maximale de 10 ans, 13 mois après leur date d’envoi ou de réception.
Candidats aux tests psychométriques Si vous vous êtes inscrit(e) à un test dans le cadre d’une procédure de recrutement, notre personnel peut être amené à vous fournir des informations supplémentaires dans le cas où certains de nos clients auraient besoin de conserver des données à caractère personnel pendant de plus longues périodes à des fins d'intelligence de gestion. Cette période peut aller jusqu’à 15 ans, en fonction des obligations contractuelles spécifiques auxquelles nous sommes soumis. Nous vous demanderons votre consentement pour conserver ces informations, et vous aurez la possibilité de retirer facilement ce consentement à tout moment. Ceci vous sera expliqué en détail au moment de l’obtention des données.  


Vos droits, plaintes, questions et suggestions

Vous bénéficiez de certains droits relatifs à vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez de plus amples informations à ce sujet ou faire valoir ces droits, veuillez nous contacter à tout moment par e-mail à l’adresse info@harveynash.be. Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits ici. 

Harvey Nash Belgium essaie toujours de satisfaire aux normes les plus strictes lorsque nous collectons et utilisons des données à caractère personnel. Toutes les plaintes que nous recevons à cet égard sont donc prises au sérieux. Nous vous encourageons à nous signaler si vous estimez que nous collectons ou utilisons des données d’une manière déloyale, trompeuse ou inappropriée. Si vous souhaitez déposer une plainte concernant cette politique ou les procédures qu’elle contient, veuillez contacter notre Data Protection Officer à l’adresse info@harveynash.be. Au sein de l’EEE, vous pouvez également déposer plainte auprès du contrôleur de la protection des données (en Belgique, l’Autorité de Protection des Données) ou rechercher une solution par l’entremise du tribunal local si vous avez le sentiment que vos droits ont été violés.

Autorités de surveillance de l’UE
Vous pouvez déposer plainte auprès de toute autorité de surveillance compétente en matière de protection des données au sein de l’UE. Harvey Nash est enregistré en tant que responsable du traitement auprès du Bureau du Commissaire à l’information au Royaume-Uni, mais exerce également ses activités dans l’ensemble de l’UE, où d’autres autorités de surveillance sont compétentes.
En vue de la sortie du Royaume-Uni de l’UE, nous avons désigné une entité juridique en tant que représentant pour les questions de protection des données au sein de l’UE. Cette entité est Harvey Nash BV, (Pays-Bas). Pour contacter cette entité au sujet de vos droits ou de toute préoccupation que vous pourriez avoir concernant le traitement effectué au sein de l’UE, veuillez envoyer un e-mail à  info@harveynash.be  


Activités de marketing

Il se peut que nous vous envoyions de temps à autre des informations dont nous pensons que vous les trouverez intéressantes ou que nous vous demandions votre opinion dans le cadre d’une enquête. Nous pouvons également vous envoyer des informations pour :

• promouvoir notre service
• vous fournir plus de détails concernant des événements de réseau et de clientèle et vous fournir des informations sur les secteurs dont nous pensons qu’ils vous intéressent.

Sauf si la législation et la réglementation locales l’exigent, nous ne vous demanderons pas automatiquement votre consentement lorsque nous vous envoyons du matériel de marketing dans le cadre de ce qui précède. Vous avez cependant toujours la possibilité de vous désinscrire et de ne plus recevoir ce type d’e-mails.

Si nous avons eu un contact précédemment (par exemple si vous nous avez envoyé une candidature ou un CV) ou si vous avez publié vos coordonnées sur un jobboard, nous présumons que vous avez donné votre consentement et que nous pouvons vous contacter en vous informant de fonctions qui nous semblent vous intéresser. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.  


Profilage, données anonymes et sites Internet de tiers

Prise de décision automatisée:
Harvey Nash Belgium n’utilise actuellement pas de profils automatiques. Pour toutes nos activités de recrutement, les décisions sont prises par des personnes. Cela pourrait changer à l’avenir si nous passions à des technologies automatisées ou à des systèmes à auto-apprentissage. Nous ne le faisons toutefois que si cela est approprié et conforme à la législation et à la réglementation locales. Toutes les modifications apportées à la présente politique sont communiquées de la façon décrite ci-dessous.

Profilage :
Harvey Nash fait appel à des fournisseurs de tests psychométriques afin d’effectuer des tests pour ses clients. Les candidats se connectent au fournisseur de tests et effectuent ce test. Les spécialistes de Harvey Nash examineront les résultats des tests et effectueront ce qui peut être décrit dans le RGPD comme du profilage sur les données à caractère personnel. Vous avez le droit de vous opposer à ce profilage, notamment en refusant ou en retirant à tout moment votre consentement au traitement durant le processus de test.

Données anonymes :
Nous collectons des données anonymisées de visiteurs de notre site Internet pour établir des statistiques ou à des fins de rapports. Toutefois, ces données anonymisées ne permettent d’identifier personne.

Sites Internet de tiers :
Ce site Internet contient des liens vers d’autres sites Internet gérés par des tiers. Tenez compte du fait que la présente politique de protection de la vie privée ne s’applique qu’aux données à caractère personnel que nous collectons par le biais du site ou de nos services et que nous ne pouvons être tenus responsables des données à caractère personnel que des tiers collectent, conservent et utilisent par le biais de leur site Internet. Pour chaque site Internet que vous visitez, vous devez toujours lire attentivement la politique de protection de la vie privée.  


Modifications de cette politique de protection de la vie privée

Cet Avis de confidentialité a été mis à jour pour la dernière fois en Janvier 2020.
Veuillez le contrôler régulièrement afin de rester au courant des nouvelles mises à jour éventuelles de ce document. Si nous apportons des modifications majeures à notre politique de protection de la vie privée et si nous disposons de votre adresse e-mail, vous en serez informé(e). Si des changements importants sont apportés à nos activités de traitement, nous prendrons des mesures raisonnables pour en informer les sujets des données.  

Annexes

Annexe 1
Nous collectons vos données à caractère personnel lorsque :

• vous visitez notre site (et lorsque vous nous communiquez vos données à caractère personnel en complétant les champs du site) ; ou
• vous réagissez à l’une de nos annonces sur des jobboards, LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux ; ou
• nous chargeons vos données que vous avez téléchargées sur un jobboard, dans une base de données de CV en ligne sur ou un autre réseau social dans le cadre d’un poste vacant auquel nous essayons de pourvoir pour l’un de nos clients ; ou
• nous chargeons vos données que vous avez téléchargées sur un jobboard, dans une base de données de CV en ligne ou sur un autre réseau social dans le cadre d’une étude de marché interne ; ou
• vous nous contactez par téléphone, par e-mail ou par tout autre moyen ; ou
• nous vous fournissons des services ou lorsque nous fournissons des services à un utilisateur effectif ou potentiel qui souhaite bénéficier de vos services ; ou
• nous vous contactons dans le but de vous fournir des services ; ou
• nous aidons un utilisateur qui utilise vos services dans le processus d’introduction,


nous pouvons recueillir les données suivantes de vous ou vous concernant :

• votre nom ;
• votre adresse postale ;
• votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail ;
• vos données bancaires ;
• une copie de vos données de carte d’identité, dont la photo sur votre carte d’identité
• des données relatives à votre expérience professionnelle actuelle et passée, dont votre titre de fonction et le nom de votre employeur ;
• des données spécifiques au recrutement telles que les certificats professionnels, la formation et les qualifications, les compétences, la carrière, la fourchette salariale, les permis de travail, la citoyenneté, des données de références et d’autres informations qui peuvent être pertinentes pour nous ou qui sont légalement obligatoires dans le cadre de nos services ;
• d’autres données que vous communiquez sur votre CV ou sur un formulaire de candidature complété ;
• toutes les données publiées sur ou disponibles sur votre profil sur des réseaux sociaux ou jobboards (par vous ou par des tiers) ou qui sont parues dans des médias d’information ;
• les données de votre entreprise coordinatrice ou de votre société de gestion ;
• le contrat de services avec votre entreprise coordinatrice ou société de gestion relatif au travail que vous effectuez ou exécuterez pour notre client, dont les horaires et tarifs pour le travail que vous effectuez dans le cadre de ce contrat ;
• des données de références et de personnes de contact en cas d’urgence ;
• des références de tiers comme d’anciens employeurs et des référents désignés ;
• les résultats de screenings ou de contrôles de sécurité relatifs à votre personne et que nous devons effectuer ou qui nous sont demandés par l’utilisateur pendant le processus d’introduction (dont votre extrait du casier judiciaire) et toutes les données que vous nous communiquez concernant les condamnations pénales actuelles et/ou passées ;
• tous les e-mails que vous nous envoyez, y compris les annexes ;
• les résultats du contrôle de votre permis de travail.


Vous pouvez à tout moment modifier votre CV ou vos données à caractère personnel en envoyant une copie à info@harveynash.be.
   

Annexe 2
Nous collectons, conservons et traitons des données que nous collectons à votre sujet pour nos intérêts légitimes :

• afin que nous puissions vous contacter (par e-mail, SMS ou téléphone) en rapport avec des opportunités et des missions que nous pensons susceptibles de vous intéresser ;
• pour nous aider à trouver des candidats et des consultants appropriés pour nos clients qui nous désignent afin de les aider à répondre à leurs besoins en recrutement et en personnel ;
• pour vous offrir un canal que vous pouvez utiliser pour introduire votre CV pour des candidatures spontanées, pour postuler à des fonctions spécifiques ou vous inscrire pour des alertes d’emploi ;
• pour comparer vos données avec des offres d’emploi afin de trouver une fonction qui vous convient et d’envoyer vos données à des clients dans le cadre d’une éventuelle opportunité. Nous demanderons toujours votre consentement verbal ou écrit avant de transmettre vos données à caractère personnel à un client ;
• pour conclure des contrats nécessaires à la fourniture ou à la mise à disposition de vos services à des utilisateurs ;
• pour pouvoir offrir un soutien lié au recrutement ;
• pour réaliser des études de marché à usage interne ;
• pour constituer une base de données pertinente de candidats et de clients afin de répondre aux besoins en personnel de nos clients et de pouvoir concilier les candidats avec les opportunités d’emploi ;
• pour nos dossiers internes ;
• pour fournir des services que nous-même, vous ou notre client avons demandés, dont la vérification des références professionnelles, des qualifications et du casier judiciaire, la vérification des données que vous avez fournies par l’entremise de tiers, des tests psychométriques ou des tests de compétences.
 

Comme nous conservons vos données à caractère personnel, nous pouvons vous contacter à propos d’opportunités qui pourraient vous intéresser, aujourd’hui ou à l’avenir. Nous ne pensons pas que cette conservation ou cette utilisation risque de compromettre vos droits ou libertés.
Nous conservons et utilisons vos données à caractère personnel pour satisfaire aux obligations légales applicables auxquelles Harvey Nash Belgium est soumise. Ces obligations incluent notamment :

• la vérification de votre identité afin de nous conformer aux réglementations de 2003 relatives à la conduite des agences pour l’emploi et des agences de travail intérimaire ;
• le droit de procéder à des contrôles du travail afin de nous conformer à la législation pertinente en matière d’immigration ;
• Dans d’autres circonstances relativement limitées, nous procéderons à d’autres vérifications d’antécédents pertinentes si notre client nous en fait la demande. Dans ces circonstances, nous agirons pour le compte de notre client et le traitement de vos données à caractère personnel sera régi par la politique de confidentialité du client.

Dans d’autres circonstances, plutôt limitées, il se peut que nous procédions à un examen pertinent des antécédents comme demandé par notre client. Dans ce cas, nous travaillons pour le compte de notre client et la gestion de vos données à caractère personnel relève également de la politique de protection de la vie privée de ce dernier.
Si vous effectuez une mission temporaire auprès d’un de nos clients, nous conservons et utilisons vos données à caractère personnel pour l’établissement et la tenue à jour du contrat avec votre société de gestion ou entreprise coordinatrice et pour le traitement du paiement à une telle entreprise pour les services que vous avez fournis à notre client. Ce traitement est effectué dans le cadre de nos intérêts légitimes afin que nous puissions vous fournir nos services ainsi qu’à notre client. Nous ne pensons pas que cette conservation ou cette utilisation risque de compromettre vos droits ou libertés.
Ce traitement est également nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (par exemple, votre contrat avec l’entreprise coordinatrice ou votre société de gestion dans le cadre du service) et/ou pour préparer un tel contrat. Si notre client demande que nous rassemblions, conservions et utilisions vos informations de santé et/ou données relatives à votre casier judiciaire, nous demanderons, au nom de notre client, votre consentement pour le traitement de ces données. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, mais il se peut que nous ne puissions plus vous fournir nos services de recrutement.
    


Annexe 3
Par circonstances pertinentes, nous entendons :

• la détection et la prévention de fraudes ;
• la sécurisation de notre site, de nos applications, produits et systèmes IT ;
• la garantie que nos propres processus, procédures et systèmes fonctionnent le plus efficacement possible ;
• l’analyse et l’optimisation des données que nous collectons ;
• l’analyse de l’efficacité de nos campagnes publicitaires et annonces ; et
• le fait de vous contacter concernant des produits et services dont nous pensons qu’ils pourraient vous intéresser.

Dans d’autres circonstances, plutôt limitées, nous devons traiter vos données à caractère personnel d’une certaine manière afin de satisfaire à nos obligations légales. Par exemple, si nous :

• sommes priés de communiquer vos données à caractère personnel à des instances réglementaires ;
• devons démontrer que nous respectons la législation en vigueur ;
• la soumission aux requêtes de l’inspection du travail belge.
 

  


Annexe 4
Pour le traitement de vos données à caractère personnel, il se peut qu’un cookie (un petit fichier texte qui enregistre des informations sur votre disque dur) soit utilisé. Une copie de ce fichier texte est alors envoyée à votre ordinateur et/ou appareil lorsque ce fichier texte communique avec notre serveur. Les cookies nous aident à identifier les parties fréquemment visitées de notre site Internet. Ces informations nous permettent d’adapter notre site Internet à vos besoins et de vous offrir une expérience d’utilisation plus personnalisée et mieux adaptée à vos besoins. Nous collectons éventuellement les données suivantes lors de votre visite de notre site Internet et/ou le nom de domaine complet par le biais duquel vous avez visité notre site ou, en guise d’alternative, votre adresse IP :

• la date et l’heure auxquelles vous visitez chaque page sur notre site Internet
• l’URL de la page Internet qui vous avez redirigé(e) vers notre site iIternet (page de référence)
• le navigateur que vous utilisez et les pages vous avez visitées.


Certaines pages vous demandent de fournir un nombre limité de données à caractère personnel pour pouvoir utiliser certains services sur un site (identifiant, adresse e-mail et coordonnées). Ces données à caractère personnel ne sont utilisées que dans le but visé, à savoir répondre à votre message ou fournir les services demandés. Vous pouvez paramétrer votre navigateur de manière à ce qu’il accepte tous les cookies, qu’il refuse tous les cookies ou qu’un message s’affiche lorsqu’un cookie est envoyé.
    


Annexe 5
Vous avez le droit de demander que nous :

• vous donnions accès aux données que nous conservons à votre sujet ;
• rectifions vos données à caractère personnel erronées ou qui ne sont plus à jour ;
• supprimions des données à caractère personnel vous concernant ;
• limitions le traitement de vos données à caractère personnel ;
• veillions à ce que vos données à caractère personnel ne soient pas utilisées à des fins de marketing direct ;
• transmettions vos données personnelles à un prestataire tiers ;
• vous fournissions une copie de toutes les données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet ; ou
• nous respections toutes vos objections légitimes concernant notre utilisation de vos données.


Nous examinerons toutes les demandes de ce type et y répondrons dans un délai raisonnable (et certainement dans la période fixée par la loi). Certaines données à caractère personnel peuvent toutefois être dispensées de ce type de demandes dans certaines circonstances.
Si une règle d’exception s’applique, nous vous en informerons dans notre réponse à votre demande. Il se peut que nous vous demandions de fournir les données nécessaires afin que nous puissions vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.
Si vous avez introduit une demande d’effacement de vos données à caractère personnel, nous conserverons généralement une copie de votre adresse e-mail sur une liste « Ne pas contacter » afin de nous conformer à nos obligations en vertu du RGPD. Pour plus d’informations, veuillez contacter le Délégué à la protection des données.

Vous pouvez à tout moment demander de vous désinscrire des alertes d’emploi et du matériel de marketing. Si vous souhaitez nous contacter au sujet de ce qui précède, veuillez envoyer un e-mail à info@harveynash.be