BELEID INZAKE GEGEVENSBESCHERMING EN PRIVACY

Harvey Nash Belgium is een dochteronderneming van de Harvey Nash Group. De Harvey Nash Group, waar ook alle dochterondernemingen van Harvey Nash Group deel van uitmaken, (“Harvey Nash”) is een toonaangevend internationaal rekruterings-, consultancy-, en outsourcingagentschap dat jaarlijks met duizenden kandidaten en klanten van over heel de wereld samenwerkt.

Deze website biedt u een platform om uw cv en andere persoonsgegevens te uploaden om uw gebruikerservaring te verbeteren en functies te gebruiken zoals jobmeldingen, cv-registratie en sollicitatie. U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde persoonsgegevens. Als u functies gebruikt op de website die toegang bieden tot gegevens van externe bronnen, zoals LinkedIn, dan moet u er zich van bewust zijn dat de website toegang zal hebben tot uw persoonsgegevens op deze bronnen.

Onze reputatie als rekruteringsagentschap is volledig gestoeld op het vertrouwen van de mensen met wie we samenwerken, en het is dan ook cruciaal voor ons om de gegevens die u ons verstrekt op een doeltreffende, professionele manier te gebruiken. Wij vinden uw privacy belangrijk, en we engageren ons om uw recht op privacy en gegevensbescherming te vrijwaren en te beschermen.

Overzicht
Dit privacy beleid geeft aan wat er gebeurt met de gegevens die we van u krijgen wanneer we u helpen met uw zoektocht naar werk of met de ontwikkeling van uw carrière, maar ook wanneer we u een dienst aanbieden die mogelijk interessant kan zijn of zelfs gewoon wanneer u onze website bezoekt. Wij respecteren uw recht op privacy. We willen dan ook verzekeren dat de gegevens die we verzamelen en wat we ermee doen noodzakelijk is voor onze dienstverlening en dat we voldoen aan alle van toepassing zijnde wetten inzake gegevensbescherming.

Inhoud

Belangrijke definities in dit beleidsdocument


“U” verwijst naar een kandidaat, potentiële kandidaat, consultant, contactpersoon bij de klant, of een contactpersoon bij een organisatie die actief is in het aanleveren van kandidaten, bijvoorbeeld een rekruteringsagentschap, managementvennootschap of een koepelonderneming (payrolling).

Verwijzingen in dit beleid naar:

  • “inlener" en “klant" betekenen hier elke wervende organisatie waaraan we tijdelijke en/of permanente rekruteringsdiensten aanbieden en/of verlenen;
  • “contactpersoon bij de klant” betekent hier de verantwoordelijke bij de klant;
  • “kandidaat" betekent hier een potentiële of effectieve kandidaat voor een permanente of tijdelijke aanstelling;
  • "consultant" betekent een persoon die via Harvey Nash Belgium diensten verleent en aan tijdelijke opdrachten werkt bij een inlener;
  • “referent en/of contactpersoon in noodgevallen” betekent hier een persoon wiens persoonsgegevens door de kandidaat verstrekt worden in het kader van het verstrekken van referenties, of omdat deze zijn/haar contactpersoon is voor noodgevallen

 

Dit privacy beleid geeft specifieke informatie over de persoonsgegevens die we over u verzamelen en bewaren, hoe we deze gegevens gebruiken, en welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Dit beleidsdocument bepaalt echter niets over het gebruik van uw informatie door:

  • effectieve of potentiële werkgevers of inleners;
  • koepelondernemingen
  • eender welke andere organisatie die betrokken is bij het verlenen van uw diensten aan een inlener via onze onderneming, aan wie we uw persoonsgegevens zouden kunnen verstrekken in het kader van het rekruteringsproces. Dat gebruik zal vastgelegd zijn in het van toepassing zijnde privacy beleid van die werkgever of inlener.

Wat doet Harvey Nash Belgium?


Wij hebben twee kernactiviteiten.
Ten eerste helpen wij kandidaten hun carrière verder te ontwikkelen. We doen dit door mensen te evalueren en dan in contact te brengen met potentiële jobs, alsook door andere diensten aan te bieden die nuttig kunnen zijn voor hun carrière, zoals uitnodigingen tot netwerkevenementen en deelname aan marktonderzoeken.
Ten tweede bieden wij onze klanten diensten omtrent rekrutering, consultancy en outsourcing en helpen wij hen op die manier verschillende uitdagingen het hoofd te bieden, onder andere op vlak van rekrutering, talent en technologie.

Vanwaar verzamelt Harvey Nash Belgium gegevens?


Dit privacy beleid is van toepassing op alle gegevens die door Harvey Nash Belgium (“wij” of “ons”) verzameld, opgeslagen, gebruikt of verkregen worden:

  • via onze website www.harveynash.be of eender welke andere website onder ons beheer (de “Site”); of
  • omdat u reageert op een van onze advertenties op jobboards, online cv-databases of sociale media; of
  • omdat wij uw cv, dat u op een jobboard, online cv-database of sociale media geüpload heeft, matchen met een vacature die we proberen in te vullen; of
  • naar aanleiding van een persoonlijke aanbeveling; of
  • van bedrijfswebsites; of
  • van uw visitekaartje; of
  • terwijl wij u rekruterings-, resourcing-, outsourcing- of consultancydiensten verlenen (“Diensten”)

Welke informatie verzamelen we over kandidaten?


Kandidaten: de persoonsgegevens die we over u verzamelen indien “u” kandidaat bent, of geplaatste consultant. Harvey Nash Belgium streeft ernaar om het absolute minimum aan gegevens te verzamelen die nodig zijn voor zijn activiteiten. Doorgaans blijft dit beperkt tot naam, adres, functietitel en contactgegevens. Als u als kandidaat overwogen wordt voor een functie, kan dit ook nog uw cv omvatten en informatie over uw vaardigheden en uw werkervaring.

We kunnen ook andere persoonsgegevens verzamelen. Zo kunnen we bijvoorbeeld betrokken zijn bij toezicht op gelijke kansen, of kunnen we informatie nodig hebben om voor u of voor onze klant een contract op te stellen. Dit kan bijvoorbeeld zijn: uw leeftijd, identiteitskaartnummer, paspoortnummer, het nummer van uw rijbewijs, adres, e-mailadres, gebruikersnaam en paswoorden, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, beroep, salarisvork, bankgegevens, financiële informatie, contactgegevens waaronder telefoon- of GSM-nummers, nationaliteit, links naar uw persoonlijke website of sociale media of andere gegevens die volgens de lokale wetgeving vereist zijn.

Referenties en contactpersonen in noodgevallen: we verzamelen contactgegevens (zoals naam, titel, adres, e-mailadres en telefoonnummer) zodat we u kunnen contacteren om een referentie te nemen, of als contactpersoon in noodgevallen voor een van onze kandidaten en/of onderaannemers.

Welke informatie verzamelen we over contactpersonen bij de klant?


Contactpersonen bij de klant: de persoonsgegevens die we over u verzamelen indien “u” onze contactpersoon bent bij een klant, Managed Service Provider koepelonderneming of vennootschap betrokken bij het verlenen van diensten aan een inlener.

We verzamelen informatie over u omdat dit een integraal deel uitmaakt van onze dienstverlening.

We verzamelen informatie over u wanneer:

  • we contact met u opnemen om u diensten te verlenen; of
  • u ons e-mailt en aangeeft dat u geïnteresseerd bent in een mogelijke samenwerking;
  • u ons een visitekaartje hebt afgegeven of andere gegevens hebt verstrekt aan onze werknemers op sales- en marketingevenementen;
  • u gegevens of advertenties gepost hebt op jobboards of sociale media;
  • we u diensten verlenen als effectieve of potentiële inlener die van uw diensten gebruik wil maken; of
  • we contracten moeten vervolledigen die betrekking hebben op de diensten,
  • verzamelen we meestal de volgende gegevens van u of over u:
    • uw naam;
    • uw postadres;
    • uw telefoonnummer en e-mailadres;
    • gegevens over uw functie, titel en uw verantwoordelijkheden binnen uw organisatie;
  • indien “u” een klant bent:
    • elke mening of feedback die u ons geeft over kandidaten of consultants;
    • details over vragen die u ons stelt over onze dienstverlening;
    • details over wervings- en of personeelsnoden of -plannen die u met ons deelt.

Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens?


We gebruiken de verzamelde gegevens bij een heel aantal taken, waaronder:

  • kandidaten in een specifieke functie zoals gedefinieerd door de klant plaatsen;
  • of resourcing-, outsourcing-, of consultancydiensten verlenen
  • dossiers over onze klanten, kandidaten en contacten up-to-date houden;
  • marketing- en profileringsactiviteiten, business development, marktonderzoek en statistische analyses in het kader van onze producten en/of diensten uitvoeren;
  • aan alle wettelijke en statutaire bepalingen voldoen en de nodige informatie vrij geven om misdrijven te verhinderen, zoals bepaald door de toepasselijke wetgeving, regelgeving, richtlijn, rechterlijk bevel, omzendbrief of reglement.
  • Rapportagevereisten aan klanten waar we Managed Services aanbieden (RPO/MSP)

 


Contactpersonen bij de klant: We gebruiken de gegevens die we van onze klanten verzamelen om u professionele diensten te verlenen. Dit betekent dat we kandidaten identificeren die aan uw eisen voldoen, of eender welke andere dienst uit ons portfolio bieden.

Leveranciers:
we gebruiken de verzamelde gegevens om ervoor te zorgen dat onze professionele samenwerking vlot verloopt.

Referenten en contactpersonen in geval van nood: 
we gebruiken de verzamelde gegevens om u te contacteren voor een referentie, of als contactpersoon in geval van nood indien de kandidaat een ongeval heeft of er zich een ander noodgeval voordoet.

De wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens

Wij vinden het noodzakelijk voor onze belangen als rekruteringsagentschap om uw persoonsgegevens te verwerken. Op verschillende momenten tijdens het rekruteringsproces zijn er ook andere wettelijke gronden voor de verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld omdat we aan onze wettelijke verplichtingen moeten voldoen en onze contracten in het kader van het rekruteringsproces moeten naleven. Een volledige verklaring van rechtmatig belang vindt u hier.

We denken dat wanneer u een baan zoekt, of wanneer u uw cv of andere professionele informatie op een jobboard of professionele netwerksite post, dat u verwacht en wenst dat wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om u onze rekruteringsdiensten aan te bieden, en dat wij deze informatie delen met mogelijke toekomstige werkgevers.

Het is mogelijk dat de klant aanvullende informatie vraagt tijdens het rekruteringsproces (bijvoorbeeld resultaten van psychometrische tests of vaardigheidsproeven) of dat hij ons vraagt uw referenties, kwalificaties en uw strafblad te controleren, voor zover gepast en voor zover dit in overeenstemming is met de lokale wetgeving. Het is ook mogelijk dat wij uw persoonsgegevens gebruiken voor onze interne administratie, bijvoorbeeld voor contractadministratie, payroll of facturatie. We hebben zelf ook wettelijke verplichtingen en het is mogelijk dat wij uw gegevens moeten delen om aan deze verplichtingen te voldoen.

Als de wet stelt dat wij uw toestemming nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij die vragen. Kandidaten en consultants – Voor een gedetailleerd overzicht van hoe uw gegevens gebruikt worden, klik hier. Contactpersonen bij de klant en andere derden die betrokken zijn bij het verstrekken van personeelsdiensten (bv. koepelondernemingen en management vennootschappen)

We verzamelen, bewaren en verwerken uw naam en contactgegevens voor onze rechtmatige belangen, zodat we:

  • u gegevens over kandidaten en consultants kunnen toesturen en u kunnen contacteren over onze dienstverlening; en
  • een zakenrelatie met u kunnen onderhouden.

 

Zo kunnen we u contacteren in verband met de diensten die u of uw organisatie aangevraagd heeft. Het uitwisselen van persoonsgegevens van onze kandidaten en contactpersonen bij de klant vormt een essentieel deel van onze rekruteringswerkzaamheden. Het is daarom ook in ons rechtmatig belang om uw gegevens voor dit doel te verwerken.

Voor contactpersonen bij koepelondernemingen en management vennootschappen laat dit ons toe u te contacteren om, in naam van uw werkgever, informatie te geven over huidige en toekomstige aanstellingen, uurroosters en betalingsgegevens.
Wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen.


Alle gebruikers van onze Site en onze Diensten
We verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • om de Site voor u beschikbaar te maken; en
  • om eender welke dienst die u aanvraagt te verlenen.

 

Soms gebruiken wij uw persoonsgegevens voor doeleinden die onze site en onze diensten ondersteunen of die ons helpen ervoor te zorgen dat deze beter werken. In dat geval geloven wij dat wij een rechtmatig belang hebben bij het gebruik van uw persoonsgegevens en wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen. 

Hoe delen we uw persoonsgegevens en met wie?


De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt worden verwerkt door Harvey Nash Belgium. We zorgen ervoor dat:

  • alleen werknemers die persoonsgegevens moeten verwerken in het kader van hun job toegang hebben tot uw persoonsgegevens;
  • alleen noodzakelijke gegevens aan relevante werknemers worden vrijgegeven;
  • we uw toestemming vragen voor we uw gegevens delen met mogelijke werkgevers of gebruikers van uw diensten.

 

Referenten: tenzij u uitdrukkelijk anders stelt, kunnen wij uw gegevens delen met de andere bedrijven in de groep en met de klant die de vacature waarvoor de referentie gegeven werd heeft uitgeschreven.


Onder de volgende omstandigheden geven we informatie vrij:
Gegevens over het gebruik van onze site en onze diensten: Wanneer we anonieme gegevens die onze Diensten gegenereerd hebben delen met onze klanten.

Derden: Wanneer we gegevens delen met derden zodat zij ons kunnen ondersteunen in onze dienstverlening. Dit omvat:

  • IT-dienstverleners;
  • bedrijven die credit checks en antecedentenonderzoek doen;
  • betalingsverwerkings- en softwarebedrijven;

 

Deze organisaties worden door Harvey Nash Belgium aangesteld als gegevensverwerker en zijn dus ook bevoegd om uw persoonsgegevens te gebruiken voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening aan ons. Deze organisaties moeten rekening houden met onze instructies en dit privacybeleid bij het verwerken van die gegevens. Ze hebben niet het recht om deze gegevens zelf te delen.

Bedrijven binnen de Groep: Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan onze dochterondernemingen of geaffilieerde ondernemingen in het kader van het beschikbaar maken van de site en onze diensten. Deze partijen moeten rekening houden met onze instructies en dit privacy beleid bij het verwerken van die gegevens. Ze hebben niet het recht om deze gegevens zelfstandig te delen.

Naleving van wetten en gerechtelijke procedures: Wanneer we gehoor geven aan gerechtelijke bevelen, of gerechtelijke procedures of om onze rechten uit te oefenen of te doen gelden of ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen. Wanneer we geloven dat het nodig is om gegevens te delen om illegale activiteiten, mogelijke fraude, situaties die mogelijk een bedreiging kunnen vormen voor de fysieke integriteit van een persoon, inbreuken op onze algemene voorwaarden of andere, zoals wettelijk verplicht, te onderzoeken, voorkomen of er actie tegen te ondernemen.

Fusie of overname: Wanneer we gegevens over u moeten overdragen in het kader van een overname door of een fusie met een ander bedrijf. Als we betrokken zijn bij een fusie, overname, of verkoop van alle of een deel van de activa wordt u hiervan per e-mail op de hoogte gebracht en/of verschijnt er een duidelijke mededeling op onze site over een verandering van eigenaar of een veranderd gebruik van uw persoonsgegevens met mogelijke opties die u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Rekrutering en resourcing: Wanneer we uw persoonsgegevens gebruiken voor rekrutering en resourcing kunnen we deze mogelijk delen met klanten indien we geloven dat u geschikt bent voor een specifieke functie of vacature bij die klant.
Koepelbedrijven en management vennootschappen: Wanneer u ons laat weten dat u via Harvey Nash Belgium uw diensten aan een klant aanbiedt of wilt aanbieden via een koepelbedrijf of management vennootschap.

Outsourcing van het rekruteringsproces en Managed Service Providers: In bepaalde gevallen is het mogelijk dat een bedrijf, bijvoorbeeld een Managed Service Provider, tussen Harvey Nash Belgium en de inlener staat. Indien dit het geval is, delen wij uw gegevens met deze organisatie voor zover dat nodig is voor onze dienstverlening.


Wanneer we persoonsgegevens delen met klanten, inleners, koepelondernemingen, vennootschappen of Managed Service Providers onder de hierboven vermelde omstandigheden, dan zullen deze organisaties uw gegevens beheren volgens hun eigen privacy beleid.  

Internationale gegevensoverdracht


We willen er zeker van zijn dat uw gegevens op een veilige manier worden bewaard en overgedragen. We zullen alleen gegevens overdragen buiten de Europese Economische Ruimte als de ontvanger voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en als de overdrachtmethode genoeg bescherming biedt. Deze beschermingsmaatregelen omvatten onder andere contractuele bepalingen, overeenkomstig artikel 46, lid 2, onder c, of het oordeel van de Europese Commissie dat het betreffende land een adequaat niveau van gegevensbescherming hanteert, overeenkomstig artikel 45.

Merk op dat indien een afwijking op het bovenstaande van toepassing is krachtens artikel 49 AVG, u hiervan op de hoogte wordt gebracht voordat de doorgifte plaatsvindt en u de mogelijkheid hebt om bezwaar te maken tegen die doorgifte.

Als bedrijf geven we persoonsgegevens door tussen onze entiteiten in de EU en het VK en we slaan daarbij ook persoonsgegevens van EU-betrokkenen op servers in het VK op. Ter voorbereiding op de uitstap van het Verenigd Koninkrijk uit de EU hebben we standaardcontractbepalingen geïmplementeerd tussen onze entiteiten in de EU en het VK om passende waarborgen te bieden voor gegevensdoorgiften van de EU naar het VK. Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens dezelfde strikte normen aangezien Harvey Nash de AVG (inclusief de ‘Britse AVG’) toepast in al zijn entiteiten in de EU en het VK.

Harvey Nash is een internationaal bedrijf, en om onze klanten de beste service te bieden is het mogelijk dat we een Business Process Outsourcing (BPO) onderneming in Vietnam inschakelen om ons te helpen de beste kandidaten te identificeren voor bepaalde functies. Deze onderneming helpt ons sneller in te spelen op onze klanten door potentiële kandidaten te identificeren en deze informatie door te geven aan de verantwoordelijke consultant. De BPO die wij gebruiken wordt beheerd door Nash Tech, een onderdeel van de Harvey Nash Group. We hebben ervoor gezorgd dat onze zakenrelatie ons toelaat uw privacy en uw gegevens te beschermen.
Het is mogelijk dat we uw informatie doorgeven aan Harvey Nash entiteiten buiten Europa, aan klanten buiten Europa, of aan klanten in hetzelfde land die dan op hun beurt uw gegevens internationaal doorgeven.

Uw gegevens kunnen ook in de cloud worden opgeslagen voor bepaalde delen van onze bedrijfsprocessen.

Gelieve er rekening mee te houden dat landen buiten de Europese Economische Ruimte mogelijk niet hetzelfde soort wettelijke gegevensbescherming bieden als de Belgische of Europese wetgeving zelfs al blijft ons privacy beleid van kracht voor alle persoonsgegevens die wij verzamelen, bewaren of gebruiken, of die voor ons verzameld, bewaard of gebruikt worden.  

Persoonsgegevens, cookies en websites


Via onze website kunt u uw persoonsgegevens aan ons doorsturen in het kader van een specifieke functie die u interesseert. Deze gegevens worden mogelijk naar een van onze leveranciers gestuurd voordat deze digitaal naar ons worden doorgestuurd. Alle leveranciers zijn gecontroleerd om ons ervan te vergewissen dat ze voldoen aan onze privacy- en beveiligingsnormen wat betreft het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens.

Onze website kan u ook doorsturen naar andere websites of externe content waar wij geen controle over hebben. Deze links worden gepubliceerd te uwer informatie en als hulpmiddel. We zullen uiteraard ons best doen om u alleen door te sturen naar websites die aan onze privacy- en beveiligingsnormen voldoen. We kunnen u dit echter niet garanderen en kunnen dan ook niet verantwoordelijk gehouden worden voor de bescherming van gegevens die u op deze websites verstrekt. Deze websites hebben hun eigen privacyverklaring, en we raden u aan deze te lezen wanneer u een gelinkte website bezoekt. U moet daarom ook voorzichtig zijn, en het privacy beleid van deze websites nalezen voor u persoonsgegevens vrijgeeft.

Wij en onze geaffilieerde ondernemingen, analisten en dienstverleners maken ook gebruik van cookies, tracking pixels, tags en scripts. Deze technologieën worden gebruikt bij het analyseren van trends, het beheren van de site, het tracken van het surfgedrag van onze gebruikers op onze website en om demografische gegevens te verzamelen over de gebruikersgroep in haar geheel. Deze ondernemingen sturen ons individuele en geaggregeerde rapporten op basis van deze technologieën.

Zo gebruiken wij cookies bv. om de instellingen van gebruikers te onthouden (bv. taalkeuze) en voor gebruikersauthenticatie. Gebruikers kunnen individueel, per browser, het gebruik van cookies regelen; Indien u cookies weigert, kunt u nog steeds gebruik maken van onze site, maar is het mogelijk dat bepaalde toepassingen of delen van de site slechts beperkt toegankelijk of beschikbaar zijn.

Hoe we uw persoonsgegevens beschermen


Harvey Nash Belgium staat erop om uw gegevens te beschermen. Daarom hebben we maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet misbruikt worden en dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Dit omvat ook maatregelen in geval van een vermoedelijk datalek (“inbreuk in verband met persoonsgegevens”). Indien u vermoedt dat uw persoonsgegevens misbruikt werden, verloren zijn gegaan of dat onbevoegden er toegang toe hadden, gelieve ons onmiddellijk te verwittigen via e-mail naar info@harveynash.be.

Uw gegevens worden bijgehouden op servers die door ons of door onze internetprovider gehost worden. Gegevensoverdracht via het internet is nooit volkomen veilig. We doen ons best om uw persoonsgegevens te beschermen, maar we kunnen de veiligheid van de gegevens die u via onze site doorstuurt niet garanderen. Deze overdracht is op eigen risico. 

Gegevensbewaring


De periode gedurende welke de gegevens in elke omstandigheid worden bewaard, wordt bepaald door de belangen van de onderneming en de betrokkenen tegen elkaar af te wegen. Als persoonsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan de gedocumenteerde zakelijke belangen van de onderneming, en dat belang zou overeenstemmen met de belangen van de betrokkene, dan blijven we deze gedurende een redelijke periode bewaren.

We houden gegevens echter niet langer bij dan strikt noodzakelijk. Voor de meeste mensen met wie we slechts beperkt contact hadden, is dit niet langer dan twee jaar na de datum van het laatste contact. Indien we u echter regelmatiger benaderden, bijvoorbeeld omdat we met u hebben samengewerkt als klant, of omdat we u als kandidaat hebben geplaatst of gesproken, houden we uw gegevens langer bij. Hierna worden uw gegevens verwijderd, behalve in die gevallen waar we persoonsgegevens moeten bijhouden om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (d.w.z. rapportagevereisten), betwistingen op te lossen of onze overeenkomsten toe te passen af te dwingen. Als u meer informatie over ons gegevensbewaringsbeleid wenst, contacteer dan info@harveynash.be.

Emails:
We zijn wettelijk verplicht om e-mails te bewaren aangezien we actief zijn in een aantal rechtsgebieden, waaronder de Verenigde Staten. Via een Mimecast archiveringssysteem archiveren we e-mails dertien maanden vanaf de datum van verzending of ontvangst tot tien jaar.

Kandidaten voor psychometrische tests:
Als u zich hebt ingeschreven om een pshychometrische test af te nemen in het kader van een aanwervingsproces, kan ons personeel u bijkomende informatie geven als we klanten hebben die persoonsgegevens langer moeten bewaren voor managementdoeleinden. Deze periode kan tot vijftien jaar bedragen, afhankelijk van de specifieke contractuele verplichtingen die we hebben. We zullen uw toestemming vragen om deze informatie te bewaren en u hebt de mogelijkheid om die toestemming op elk moment eenvoudig in te trekken. Dit wordt u in detail uitgelegd op het moment dat de gegevens voor het eerst worden verkregen.  

Uw rechten, klachten, vragen en suggesties


U hebt bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Als u hier graag meer informatie over krijgt, of indien u deze rechten wil laten gelden, gelieve dan op eender welk moment contact met ons op te nemen via e-mail naar info@harveynash.be. Meer informatie over uw rechten vindt u hier.

Harvey Nash Belgium probeert steeds aan de hoogste normen te voldoen wanneer wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Alle klachten die we in dit verband ontvangen worden dan ook ernstig genomen. We moedigen u aan om het ons te melden indien u vindt dat we gegevens verzamelen of gebruiken op een manier die oneerlijk, misleidend of ongepast is.

Indien u een klacht wenst neer te leggen over dit beleid of over de procedures die erin vervat zijn, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via info@harveynash.be. Binnen de EER kunt u ook een klacht neerleggen bij de toezichthouder inzake gegevensbescherming (in België de Gegevensbeschermingsautoriteit) of via de lokale rechtbank een oplossing zoeken indien u het gevoel hebt dat uw rechten geschonden zijn.

Europese toezichthoudende autoriteiten
U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties in de EU. Harvey Nash is geregistreerd als verwerkingsverantwoordelijke bij het Information Commissioner’s Office in het VK, maar is ook actief in de hele EU waar andere toezichthoudende autoriteiten werkzaam zijn.

Ter voorbereiding op de uitstap van het VK uit de EU hebben we een juridische entiteit aangewezen als vertegenwoordiger voor gegevensbeschermingskwesties in de EU. Deze entiteit is Harvey Nash BV, (Nederland).
Om contact op te nemen met deze entiteit over uw rechten of eventuele vragen die u hebt over de verwerking in de EU, kunt u een e-mail sturen naar Sander.Koolen@harveynash.be.  

Marketingactiviteiten

We zullen u mogelijk af en toe informatie sturen waarvan we denken dat u deze interessant zult vinden of naar uw opinie vragen in een enquête. We kunnen u ook informatie sturen om:

  • onze dienstverlening aan te prijzen
  • u meer details te geven over netwerk- en klantenevenementen en u informatie te bezorgen over de sectoren waarvan we denken dat die u interesseren.

 

Behalve indien vereist door de lokale wet- en regelgeving zullen we u niet standaard om toestemming vragen wanneer we u marketingmateriaal toesturen in het kader van bovenstaande. U heeft echter wel steeds de optie om zich uit te schrijven en dit soort e-mails niet langer te ontvangen. Indien we eerder contact hebben gehad (bijvoorbeeld als u ons een sollicitatie of een cv hebt gestuurd) of als u uw gegevens op een jobboard hebt gepubliceerd, dan nemen wij aan dat u uw toestemming hebt gegeven en dat wij u mogen contacteren met informatie over functies waarvan we denken dat ze u interesseren. U hebt het recht om uw toestemming op elk moment weer in te trekken.

Profilering, anonieme gegevens en websites van derden

Profilering Geautomatiseerde besluitvorming:
Harvey Nash Belgium maakt op dit moment geen gebruik van automatische profielen. Bij al onze rekruteringsactiviteiten worden de beslissingen door mensen genomen. Dit kan mogelijk veranderen in de toekomst, als we zouden overstappen naar geautomatiseerde technologieën of zelflerende systemen. We doen dit echter alleen maar indien gepast en indien dit in overeenstemming is met de lokale wet- en regelgeving. Alle wijzigingen aan dit beleid worden gemeld zoals hieronder beschreven staat.

Profilering:
Harvey Nash maakt gebruik van leveranciers van psychometrische testen om testen uit te voeren voor onze klanten. Kandidaten melden zich aan bij de testleverancier en voeren deze test uit. Specialisten binnen Harvey Nash zullen de resultaten van de testen beoordelen en overgaan tot wat in de AVG beschreven kan worden als profilering van de persoonsgegevens. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen profilering en kunt dit te allen tijde doen door uw toestemming voor verwerking in het testproces te weigeren of in te trekken.

Anonieme gegevens:
We verzamelen geanonimiseerde gegevens van bezoekers van onze website om statistieken op te stellen of voor rapportage. Met deze geanonimiseerde gegevens kan echter niemand geïdentificeerd worden.

Websites van derden:
Deze website bevat links naar andere websites die door derden beheerd worden. Houd er rekening mee dat dit privacy beleid alleen van toepassing is op de persoonsgegevens die we via de site of onze diensten verzamelen en dat wij niet verantwoordelijk gehouden kunnen worden voor persoonsgegevens die derden verzamelen, bewaren en gebruiken via hun website. Voor elke website die u bezoekt, dient u steeds het privacy beleid grondig na te lezen.  

Wijzigingen aan dit privacy beleid

Deze privacyverklaring werd voor het laatst bijgwerkt in januari 2020.
Gelieve dit regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van mogelijke nieuwe updates van dit document. Indien we ons privacy beleid grondig wijzigen en we uw e-mailadres hebben, wordt u van deze wijzigingen op de hoogte gebracht. Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in onze verwerkingsactiviteiten, zullen we redelijke maatregelen nemen om de betrokkenen hiervan in kennis te stellen.

Bijlagen

Bijlage 1

We verzamelen uw persoonsgegevens wanneer:

  • u onze Site bezoekt (en wanneer u ons uw persoonsgegevens verstrekt door de velden op de Site in te vullen); of
  • u reageert op een van onze advertenties op jobboards, LinkedIn of andere sociale netwerken; of
  • wij uw gegevens, die u op een jobboard, online cv-database of ander sociaal netwerk geüpload heeft, downloaden in het kader van een vacature die we voor een van onze klanten proberen in te vullen; of
  • wij uw gegevens, die u op een jobboard, online cv-database of ander sociaal netwerk geüpload heeft, downloaden in het kader van een eigen intern marktonderzoek; of
  • u telefonisch, via e-mail of langs een andere weg contact met ons opneemt; of
  • we u diensten verlenen of wanneer we diensten verlenen aan een effectieve of potentiële inlener die van uw diensten gebruik wil maken; of
  • we contact met u opnemen met de bedoeling u diensten te verlenen; of
  • we een inlener die gebruik maakt van uw diensten helpen met het introductieproces, kunnen we de volgende gegevens van u of over u verzamelen:
    • uw naam;
    • uw postadres;
    • uw telefoonnummer en e-mailadres;
    • uw bankgegevens;
    • een kopie van uw identiteitskaartgegevens, waaronder ook de foto op uw identiteitskaart
    • gegevens over uw huidige en voorbije werkervaring, waaronder uw functietitel en de naam van uw werkgever;
    • rekruteringsspecifieke gegevens zoals professionele certificaten, opleiding en kwalificaties, vaardigheden, loopbaan, salarisvork, werkvergunningen, staatsburgerschap, gegevens van referenties en andere informatie die voor ons relevant kan zijn of die wettelijk verplicht is in het kader van onze diensten;
    • andere gegevens die u op uw cv of op een ingevuld sollicitatieformulier verstrekt;
    • alle gegevens die gepubliceerd zijn op of beschikbaar zijn op uw profiel op sociale media of jobboards (door u of door derden), of die in nieuwsmedia zijn verschenen;
    • de gegevens van uw koepelonderneming of management vennootschap;
    • het dienstencontract met uw koepelonderneming of management vennootschap met betrekking tot het werk dat u voor onze klant uitvoert of zal uitvoeren, waaronder uurroosters en tarieven voor het werk dat u in het kader van dat contract uitvoert;
    • gegevens van referenties en contactpersonen in noodgevallen
    • referenties van derden zoals voormalige werkgevers en aangeduide referenten;
    • de resultaten van screenings of veiligheidscontroles met betrekking tot u die we moeten uitvoeren of die van ons gevraagd worden door de inlener tijdens het introductieproces (waaronder ook uw uittreksel uit het strafregister) en alle gegevens die u ons verstrekt over huidige en/of voormalige strafrechtelijke veroordelingen
    • alle e-mails die u ons stuurt, inclusief bijlagen
    • de resultaten van de controle van uw werkvergunning.




U kunt uw cv of persoonsgegevens op elk moment wijzigen door een kopie te sturen naar info@harveynash.be.  

Bijlage 2

We verzamelen, bewaren en verwerken gegevens die we over u verzamelen voor onze rechtmatige belangen:

  • zodat we u kunnen contacteren (via e-mail, sms of telefoon) in verband met opportuniteiten en opdrachten waarvan we denken dat ze u mogelijk zullen interesseren;
  • om ons te helpen gepaste kandidaten en consultants te vinden voor onze klanten die ons aanstellen om hen te helpen bij het invullen van hun rekruterings- en
  • personeelsnoden;
  • om u een kanaal te bieden dat u kunt gebruiken om uw cv in te dienen voor spontane sollicitaties, om te solliciteren voor specifieke functies of u in te schrijven voor job alerts;
  • om uw gegevens te vergelijken met vacatures zodat wij een functie kunnen vinden die bij u past en om uw gegevens naar klanten te sturen in het kader van een mogelijke opportuniteit. We zullen altijd uw mondelinge of geschreven toestemming vragen voordat we uw persoonsgegevens doorgeven aan een klant.
  • om contracten aan te gaan die nodig zijn om uw diensten aan inleners te verlenen of beschikbaar te stellen;
  • om rekruteringsgerelateerde ondersteuning te kunnen bieden;
  • om marktonderzoek te doen voor intern gebruik;
  • om een relevante database van kandidaten en klanten op te bouwen om aan de personeelsnoden van onze klanten te voldoen en kandidaten te kunnen matchen met
  • jobopportuniteiten;
  • voor onze interne dossiers;
  • om diensten te verlenen die wij, u of onze klant hebben aangevraagd, waaronder het natrekken van professionele referenties, kwalificaties en het strafblad, het verifiëren van de gegevens die u verstrekt hebt via derden, psychometrische tests of vaardigheidsproeven.

 

Doordat wij uw persoonsgegevens bewaren, kunnen wij u contacteren in verband met opportuniteiten die u mogelijk kunnen interesseren, nu of in de toekomst. Wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen. We bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens om te voldoen aan de van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen waaraan Harvey Nash Belgium onderworpen is.

In andere, eerder beperkte omstandigheden is het mogelijk dat we verder relevant antecedentenonderzoek doen zoals gevraagd door onze klant. In dat geval werken wij in opdracht van onze klant en dan valt het beheer van uw persoonsgegevens ook onder het privacy beleid van onze klant. Indien u een tijdelijke opdracht bij een van onze klanten gaat uitvoeren, bewaren en gebruiken we uw persoonsgegevens voor het opstellen en bijhouden van het contract met uw management vennootschap of koepelonderneming en voor het verwerken van de betaling aan zulke onderneming voor de diensten die u aan onze klant hebt verleend.

Deze verwerking gebeurt in het kader van onze rechtmatige belangen zodat we zowel aan u als aan onze klant onze diensten kunnen verlenen. Wij geloven niet dat deze bewaring of dit gebruik uw rechten of vrijheden in het gedrang zal brengen. Deze verwerking is ook noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarin u een partij bent (bv. uw contract met de koepelonderneming of uw management vennootschap in het kader van de dienstverlening) en/of om de voorbereidingen voor zo'n contract te treffen.

Indien onze klant vraagt dat wij uw gezondheidsinformatie en/of gegevens over uw strafblad verzamelen, bewaren en gebruiken, zullen wij, in naam van onze klant, uw toestemming vragen voor de verwerking van deze gegevens. U kunt op elk moment uw toestemming intrekken, maar dan is het mogelijk dat wij u niet langer onze rekruteringsdiensten kunnen leveren.  

Bijlage 3

Onder relevante omstandigheden verstaan we:

  • fraudedetectie en -preventie;
  • de beveiliging van onze site, apps, producten en IT-systemen;
  • verzekeren dat onze eigen processen, procedures en systemen zo efficiënt mogelijk werken;
  • analyse en optimalisatie van de gegevens die we verzamelen;
  • de doeltreffendheid van onze reclamecampagnes en advertenties analyseren; en
  • u contacteren in verband met producten en diensten waarvan we denken dat ze u zouden kunnen interesseren.

 

In andere, eerder beperkte, omstandigheden moeten we uw persoonsgegevens op een bepaalde manier verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Bijvoorbeeld als we:

  • gevraagd worden uw persoonsgegevens te verstrekken aan regelgevende instanties;
  • moeten aantonen dat we de van toepassing zijnde wetgeving naleven;

Bijlage 4

Het is mogelijk dat er voor de verwerking van uw persoonsgegevens gebruik gemaakt wordt van een cookie (een klein tekstbestand waarmee informatie op uw harde schijf wordt opgeslagen). Een kopie van dit tekstbestand wordt dan naar uw computer en/of toestel gestuurd wanneer dit tekstbestand communiceert met onze server. Cookies helpen ons in te zien welke delen van onze website frequent bezocht worden. Met deze informatie kunnen we onze website aanpassen aan uw behoeften en kunnen we u een persoonlijkere gebruikservaring aanbieden die beter aan uw noden voldoet. We verzamelen mogelijk de volgende gegevens bij uw bezoek aan onze website en/of de volledige domeinnaam via dewelke u onze site bezocht hebt, of, als alternatief, uw IP-adres:

  • de datum en het tijdstip waarop u elke pagina op onze website bezoekt
  • de URL van de webpagina die u doorverwees naar onze website (verwijzende pagina)
  • welke browser u gebruikt en welke pagina's u bezocht heeft.

 


Sommige webpagina's vragen u een beperkt aantal persoonsgegevens te verstrekken voor u van bepaalde diensten op een site gebruik kunt maken (login, e-mailadres en contactgegevens). Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het beoogde doeleinde, namelijk uw bericht beantwoorden of de gevraagde diensten verlenen. U kunt uw browser zo instellen dat deze alle cookies accepteert, alle cookies weigert, of dat u een melding krijgt wanneer er een cookie wordt gestuurd.

Bijlage 5

U hebt het recht te vragen dat we:

  • u toegang geven tot de gegevens die we over u bijhouden;
  • uw persoonsgegevens die fout of niet langer up-to-date zijn corrigeren;
  • persoonsgegevens over u verwijderen;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken;
  • ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens niet voor direct marketing gebruikt worden;
  • uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde dienstverlener;
  • u een kopie bezorgen van alle persoonsgegevens die we over u bijhouden; of
  • al uw rechtmatige bezwaren met betrekking tot ons gebruik van uw gegevens in acht nemen.

 

We zullen alle verzoeken van dien aard bekijken en binnen een redelijke termijn beantwoorden (en zeker binnen de periode die bij wet is vastgelegd). Bepaalde persoonsgegevens kunnen echter onder bepaalde omstandigheden van dit soort verzoeken worden vrijgesteld. Als er een uitzonderingsregel geldt, brengen we u hiervan op de hoogte in ons antwoord op uw verzoek. Het is mogelijk dat wij u vragen om de nodige gegevens te verstrekken zodat wij uw identiteit kunnen verifiëren voor we uw verzoek beantwoorden.

U kunt op elk moment vragen om uitgeschreven te worden van job alerts en marketingmateriaal. Indien u ons wenst te contacteren in verband met bovenstaande, gelieve te e-mailen naar info@harveynash.be.

©2024 Copyright Harvey Nash
systeem voor contractbeheer privacybeleid contact